Sem placas de pare, sem semáforos. Nem mesmo uma rotatória.
Era assim que Bernie Voges, engenheiro sênior de proteção da Hoosier Energy, costumava se sentir em relação ao gerenciamento de arquivos.
Mas graças à Adept Software, Hoosier finalmente encontrou uma maneira de policiar esses arquivos e fornecer alguma orientação.
Em abril, Voges foi um dos três palestrantes convidados quando a Synergis Software, desenvolvedora das soluções de gerenciamento de documentos e dados de engenharia Adept, organizou um webinar com cerca de 400 pessoas presentes.
Voges, junto com Paul Melzen da Eversource Energy e Blake Donley da Great River Energy, ajudaram a compartilhar algumas das maneiras pelas quais a Adept se tornou um guarda de trânsito para suas concessionárias. Scott Lamond da Synergis moderou a sessão, que durou pouco mais de 90 minutos.
Um incidente ilustrou a necessidade da Hoosier Energy.
“Os caras de campo trabalham no papel, mas tínhamos dois desenhos diferentes com o mesmo número de versão”, Voges lembrou. “Um empreiteiro em um projeto arrancou um conduíte que não estava no papel dele. Outro empreiteiro veio e instalou o conduíte de acordo com o papel dele, então o outro cara voltou e viu que ainda havia coisas lá e arrancou de novo.
“Finalmente, eles perceberam que era o mesmo número de versão, mas com informações diferentes. Tivemos que entrar em contato com a engenharia e dizer: 'Há uma discrepância que precisamos consertar.'”
Relativamente falando, esse foi um erro inofensivo.
“Com relés e coisas assim, um fio errado e você tem um blecaute na subestação ou pior, pessoas ou equipamentos feridos ou danificados”, disse Voges.
Investigações posteriores revelaram que quase 30% dos arquivos de Hoosier eram duplicados, destacando a necessidade de melhores controles.
“É uma dessas coisas em que você não sabe o que não sabe”, disse Voges. “Foi revelador para nós descobrir que nosso sistema estava em uma desordem bem grande.”
Conheça o software Adept, que agora ajuda a gerenciar mais de 225.000 documentos, desde desenhos/impressões a projetos 2D-3D, formatos PDF/TIFF, relatórios de testes de fábrica e planilhas de cálculo.
“Os arquivos que mantemos no Adept são documentos vivos que têm um ciclo de vida que precisa ser atualizado rotineiramente”, disse Voges.
Ele acrescentou que valeu a pena o investimento para ter um sistema automatizado de gerenciamento de desenhos que funcionasse como um guarda de trânsito interno.
“Isso meio que mantém o caos sob controle.”