A Hoosier Energy adapta a força de trabalho para manter os funcionários seguros e continuar prestando serviços às cooperativas associadas
EnergyLines Maio 2020
A Hoosier Energy criou um plano de pandemia há cerca de 10 anos, quando a Organização Mundial da Saúde, os Centros de Controle e Prevenção de Doenças e outras organizações de saúde sugeriram que as empresas se preparassem para um surto de gripe A.
Esse plano previa que até 35 por cento da força de trabalho ficaria doente e indisponível para trabalhar. Também incluía limpeza e desinfecção agressivas de todas as instalações, bem como o potencial de mudança de operações normais para trabalho remoto e escalonamento de trabalhadores para limitar seu contato com o público e outros funcionários.
“Nossa missão é manter nossos funcionários saudáveis, para que possamos continuar a servir nossos membros. Acredito que nosso plano nos permitiu tomar medidas para atingir essas duas metas muito críticas”, diz o vice-presidente de serviços corporativos Chris Blunk.
À medida que as informações sobre a COVID-19 – o novo coronavírus – se espalhavam, Blunk decidiu no início de fevereiro pedir aos membros do grupo de treinamento e segurança que atualizassem o plano de pandemia existente com informações do CDC sobre o vírus.
“Mesmo que tenhamos um plano, temos que permanecer flexíveis e ágeis. Temos que estar preparados para reagir a tudo o que cada dia traz”, diz Blunk. “Nosso plano foi escrito originalmente há uma década, mas esse vírus é novo, e estamos aprendendo mais e mais sobre ele a cada dia.”
Blunk lidera a equipe de comando de incidentes com representantes de operações, comunicações, segurança cibernética e operações de rede, suporte de tecnologia, recursos humanos, aplicativos de TI, finanças e segurança.
Embora a participação seja variável, as reuniões diárias do WebEx geralmente incluem Blunk, Rob Horton, Matt Mabrey, Will Kaufman, Ryan Henderson, Greg Seiter, Heather Hughet, Richie Field, Jenna Narey, Lance Davis Sr., Jon Bobbitt, Jon Jackson, Kyle Parker e Kevin Burch.
“É absolutamente crítico ter cada área do negócio representada naquele grupo”, diz Blunk. “Essas são as áreas principais que realmente precisam ser engajadas e envolvidas para que possamos continuar a trabalhar em nome de nossos membros e manter a Hoosier Energy avançando.”
À medida que autoridades federais e estaduais começaram a pressionar as pessoas a ficarem em casa e minimizar sua exposição a outras pessoas, a Hoosier Energy iniciou um plano agressivo para transferir a força de trabalho administrativa para cenários de trabalho em casa.
Richie Field, gerente sênior de segurança cibernética e operações de rede, e Jenna Narey, líder da equipe de serviços de suporte de tecnologia, e suas equipes trabalharam em colaboração para garantir que os funcionários pudessem continuar seu trabalho remotamente sem problemas.
“Nosso sistema realmente sempre foi preparado para isso, porque temos uma solução VPN (rede privada virtual) que as pessoas usam regularmente”, diz Field, acrescentando que antes da mudança dos escritórios para as casas, cerca de 35 usuários faziam login na VPN por dia. Esse número subiu para 200. “Na verdade, temos licença para 300 usuários simultâneos com o hardware e a licença que temos.”
Com um teste planejado para sexta-feira, 13 de março, a equipe de Narey passou o dia anterior trabalhando com os funcionários para garantir que eles tivessem o equipamento adequado, bem como o conhecimento e a capacidade de fazer login via VPN. Quaisquer problemas que surgissem eram rapidamente resolvidos. “Aprendemos que laptops não seriam suficientes por um longo período, então começamos a receber solicitações de monitores, teclados e estações de acoplamento”, diz Narey. “Tínhamos apenas quantidades limitadas desses itens, então coordenamos a retirada dos itens que tínhamos em estoque e permitimos que os funcionários levassem seus monitores e estações de acoplamento do escritório para suas casas.
Outra questão que surgiu foi encontrar acesso limitado à internet em áreas rurais. Narey encontrou uma solução: ela adquiriu um dispositivo de hotspot de operadora universal que ela configurou para funcionários com acesso limitado à internet e enviou diretamente para suas casas.
“No futuro, seria benéfico fazer a transição de funcionários com desktops para laptops, sempre que possível”, ela diz. “Agora, os usuários de desktop têm uma solução temporária de usar um laptop emprestado e se conectar remotamente a desktops existentes ainda no local.”
Field acrescenta que a maioria dos tickets de ajuda recebidos por seu departamento foram principalmente sobre problemas de VPN e WebEx, o que, segundo ele, não é nada fora do comum.
“Em dois dias, o país inteiro teve uma grande mudança na forma como os trabalhadores do conhecimento trabalham”, diz Field. “O que aprendemos é que é possível trabalhar de casa, mesmo que não seja o ideal. Isso pode ajudar as pessoas a se sentirem mais confortáveis com a ideia de poder trabalhar de praticamente qualquer lugar.”
Operações: Trabalhar em casa não é uma opção
À medida que os escritórios começaram a fazer a transição para as casas, a maioria da força de trabalho de geração, transmissão e distribuição não tinha essa opção. “Eles são os caras no chão”, diz o diretor de operações Rob Horton. “A força de trabalho se destacou e está fazendo um trabalho fenomenal. Todos estão trabalhando bem juntos.”
Quando o isolamento não é uma opção, o distanciamento social pode ser um verdadeiro desafio. “Se você estiver na usina ou trabalhando em um sistema de distribuição de transmissão, praticar seis pés de distância o tempo todo não é fisicamente possível”, diz Horton. Nesses casos, a higiene pessoal e o alerta quando alguém não está se sentindo bem estão sendo enfatizados. As instalações também estão sendo profundamente limpas com fácil acesso a desinfetante para as mãos e lenços umedecidos com alvejante. “Eu entendo os sacrifícios que eles estão fazendo e, no geral, as pessoas realmente se esforçaram aqui.”
Para reduzir o risco de infecção, a Merom Generating Station tem uma rotação fixa do mesmo pessoal trabalhando em turnos de 12 horas por 14 dias consecutivos. Enquanto a primeira rotação de 14 dias teve mais pessoas, a segunda fez a transição para 12 pessoas no turno diurno e seis no turno noturno. Após 14 dias, novas equipes de turno diurno e noturno são criadas, de acordo com o gerente da planta Karl Back, que diz que o cronograma restringe muito a interação da equipe com o pessoal externo, porque quando não estão trabalhando, estão dormindo.
“Tivemos que tomar algumas medidas extremas para proteger nossos funcionários”, diz Back. “Nosso pessoal está respondendo muito bem a uma situação difícil, o que não é surpreendente para mim com a cultura que temos na Hoosier Energy.”