Uma das prioridades estratégicas da Hoosier Energy é a Melhoria Contínua. Entre as iniciativas que se enquadram nesse guarda-chuva está o Treinamento de Gerenciamento de Projetos para funcionários. Essa tarefa foi assumida pelo Vice-Presidente de Operações Matt Mabrey e sua equipe, incluindo a Coordenadora do Programa de Melhoria Contínua Chrystal Hoffmeister.
Com a ajuda de Chad Harding, Misti Beiser e Warren Hopkins com as instalações, Hannah Knutson em segurança e treinamento, bem como suporte tecnológico de Heather Hughet, Jacob Repollet, Zach Horstman e Lynn Hubbard, Mabrey completou 15 sessões de treinamento ao longo de 20 dias, com duas sessões de recuperação ao longo de três dias restantes.
Além de Mabrey instruir sobre gerenciamento de projetos, Denise Drury apresentou sobre financiamento RUS enquanto Damon Crain e Tammy Magerlein apresentaram procedimentos de compra da Hoosier em cada sessão. Um total de 196 funcionários da Hoosier Energy foram identificados para receber o treinamento, com 166 tendo concluído até agora.
Mabrey conversou recentemente com a GridLines sobre treinamento em gerenciamento de projetos.
P: Quem ou o que era o público-alvo do Treinamento em Gerenciamento de Projetos?
UM: O objetivo era treinar todo o pessoal de gestão da Hoosier Energy, incluindo os encarregados gerais da área e os encarregados de trabalho da área de transmissão. Esses são os funcionários primários que almejamos, mas o treinamento também foi projetado para introduzir o conceito de gerenciamento de projetos a todos os funcionários da Hoosier com base em uma de nossas iniciativas estratégicas.
Isso cria um escopo muito grande. Estamos caminhando para o gerenciamento de projetos em toda a empresa e trabalhando para que todos os grupos façam a mesma coisa, utilizando as mesmas ferramentas e processos. Estamos progredindo, mas ainda temos um longo caminho a percorrer.
Começamos com uma sessão de treinamento de quatro horas para a equipe sênior e depois atribuímos a todos os outros um treinamento de quatro, oito ou 16 horas, dependendo de sua posição.
P: Alguns funcionários estão muito familiarizados com gerenciamento de projetos, outros nem um pouco. Como você lidou com isso?
UM: Reconheci logo no início que teria um nível de experiência diversificado em gerenciamento de projetos, variando de um extremo em que os funcionários podem dizer: "Tenho gerenciado projetos durante toda a minha carreira e não preciso de treinamento em gerenciamento de projetos. Eu sei o que fazer", ao outro extremo em que os funcionários podem dizer: "Nunca farei gerenciamento de projetos, por que preciso do treinamento?"
Era isso que tínhamos que equilibrar. Alguns tinham uma experiência tremenda, mas o último treinamento formal foi em 2012, há 10 anos, e algumas coisas mudaram. Para esse grupo, é um treinamento de atualização.
Para o outro grupo, foi mais orientação, introdução, padronização. Gerenciamento de projetos é uma estrutura e uma forma de trabalho que pode ser aplicada a muitos ambientes de negócios. Uma das minhas primeiras perguntas que fiz no início de cada sessão de treinamento foi: "Quantos de vocês tiveram empregos diferentes na Hoosier?" Exceto pelos novos funcionários, quase todos levantaram a mão. Então eu disse ao grupo: "Vocês podem se encontrar em um emprego então, onde podem utilizar essas habilidades, mesmo que não achem que precisam delas agora." O jeito Hoosier é estar em vários empregos ao longo de uma carreira e você nunca sabe.
No processo, foi desafiador instruir em um nível que não passasse despercebido para algumas pessoas, mas também não simplificasse demais para as pessoas que fazem isso para viver. Acho que encontramos um bom equilíbrio.
P: Você já fez algum treinamento em gerenciamento de projetos antes. Como isso foi similar e diferente?
UM: Antes de ser vice-presidente, eu era gerente sênior de produção de energia. Eu tinha credenciais como gerente de projeto profissional (PMP) e, conforme novos funcionários chegavam à organização, reconhecemos que esses funcionários precisavam de alguma base em gerenciamento de projetos, então me voluntariei para fornecer o treinamento. Ao fazer isso, cobri princípios universais de gerenciamento de projetos, bem como processos específicos da Hoosier, ao mesmo tempo em que recebia unidades de desenvolvimento profissional para minha certificação.
Criei os materiais e fiz duas sessões de treinamento, uma em 2019 na sala de treinamento e uma em 2020 na sala do conselho. Então, quando o Conselho e os Membros adotaram as novas prioridades estratégicas da Hoosier em março de 2022, fui designado para o treinamento de gerenciamento de projetos. Na verdade, apenas aprimorei os materiais que tinha, tornando-os melhores e mais inclusivos.
Também adicionamos alguns questionários Kahoot para diversão e para quebrar as coisas. Tendo sido o receptor de treinamento por décadas, é desafiador ouvir alguém falar por oito horas. Para combater isso, tivemos Kahoot, palestrantes convidados com Damon, Tammy e Denise, além de quatro exercícios que permitiram que as pessoas se dividissem em grupos se quisessem para se familiarizarem com as ferramentas e aplicar os princípios à realidade.
Este foi realmente um esforço conjunto.
P: No geral, você acha que o treinamento foi bem-sucedido em atingir o que se propôs a fazer?
UM: Acho que sim. Acredito que a iniciativa atingiu seus objetivos e, a julgar pelas pesquisas e feedback pós-treinamento que recebi, atingiu os objetivos do programa. Para os funcionários que já fizeram o treinamento antes, foi uma atualização e realmente envolvente. Para os funcionários que nunca fizeram treinamento, agora, se ouvirem sobre cronogramas de marcos, identificação e gerenciamento de stakeholders, risco ou escopos de trabalho, eles têm uma estrutura básica para entender o que os outros estão fazendo na empresa. E pegamos todas as perguntas feitas durante o treinamento e colocamos a pergunta com a resposta no arquivo One-Drive, que todos podem acessar e ver.
Um bônus incidental disso foi para o Project Management Office. Ele foi formado em julho de 2021, então eles estão trabalhando para padronizar processos em toda a empresa. Recebemos feedback de que as pessoas não sabem sobre isso, então estamos ajudando o PMO a entender onde estão as lacunas, o que está faltando, o que é mais importante para as pessoas. Há uma convergência entre nossa iniciativa e o Project Management Office que não esperávamos quando iniciamos o treinamento em junho.