As comunicações e as operações trabalham em conjunto para manter os membros atualizados
EnergyLines julho de 2020
Quando ocorre uma queda de energia, as equipes de operações se concentram em restabelecer a energia com segurança. Enquanto fazem isso, os comunicadores da cooperativa trabalham para manter os membros-consumidores atualizados com informações oportunas. Isso requer uma colaboração entre as equipes de comunicações e operações – um relacionamento que Lara Sullivan, da Henry County REMC, vem construindo há vários anos.
“Sendo um comunicador, quero divulgar essas informações. Quero explicá-las da melhor maneira possível e usar fotos e vídeos, se possível”, diz Sullivan, gerente de marketing e serviços aos membros, explicando que não estar na linha de frente pode causar atrasos na comunicação.
Sullivan recebe ajuda da equipe de operações de sua cooperativa, gerenciada por Adam Warwas, que fez a ponte entre ela e as equipes de linha durante as quedas de energia. “Eles estão decididos a religar a energia e nem sempre percebem a urgência de deixar nossos membros saberem o que está acontecendo”, diz ela. “Temos que ter informações da maneira mais oportuna possível. Quando postamos nas mídias sociais, precisamos de fatos e queremos que sejam corretos. Nossos membros anseiam por informações.”
Sullivan não espera que as equipes parem o que estão fazendo para se comunicar com ela, e é por isso que o trabalho intermediário de Warwas e sua equipe de supervisores de plantão é tão valioso. As equipes relatam ao supervisor de plantão sobre seu progresso e ele repassa as informações para Sullivan, que então atualiza os membros.
Quando não está em uma situação de crise, Sullivan cria relacionamento com as equipes de gestão, operações e administração coordenando reuniões regulares e visitando a sala da equipe para cumprimentá-los e saber mais sobre os próximos projetos.
“Manter contato me ajudou a saber quando eles estão fazendo algo que eu possa compartilhar”, ela diz. “Eu simplesmente me mantenho presente para todos, para que eles pensem em mim quando algo estiver acontecendo.”
Sullivan começou a receber fotos de equipes de linha com mensagens como "Só para você". No passado, ela poderia ter salvado essas fotos em seus arquivos para futuras necessidades de comunicação, mas agora ela as compartilha no boletim informativo interno dos funcionários.
Sullivan diz que um exemplo de como as equipes de operações e comunicações trabalharam com desempenho ideal foi durante uma queda de energia em 8 de abril, algumas semanas após o início da pandemia de COVID-19. Os membros já estavam estressados com o novo coronavírus, e então uma grande tempestade passou pela área, nivelando árvores e postes e deixando os membros no escuro por horas.
“Durante aquele evento, acabei postando a cada 20 a 30 minutos em vez do meu relatório normal a cada hora”, relembra Sullivan. “Eu estava respondendo perguntas de mensagens instantâneas mais do que nunca. Era constante.”
Sullivan diz que ela e o supervisor de plantão estavam em comunicação contínua. Ele conseguiu fornecer atualizações de progresso para ajudar Sullivan a manter os membros informados.
“Mesmo que não soubéssemos quando a energia voltaria, podíamos dizer aos membros que as equipes estavam indo para lá”, ela diz. “Embora este tenha sido um dos momentos mais exigentes e estressantes para informações, foi um dos nossos esforços de comunicação mais bem-sucedidos.”