Reuniões anuais virtuais ganham impulso com produções profissionais de vídeo
Verão 2021
Estaremos ao vivo em cinco, quatro, três, dois, um…
Com as câmeras filmando, as reuniões anuais das cooperativas estão acontecendo ao vivo no Facebook enquanto as cooperativas trabalham para cumprir os protocolos de segurança.
Para auxiliar nesses eventos, os departamentos de Comunicações e Suporte de Tecnologia da Hoosier Energy se uniram para fornecer áudio
e suporte de vídeo para membros.
Reuniões virtuais consistem em dois métodos de vídeo distintos. Os segmentos podem ser pré-gravados ou podem ocorrer ao vivo. Muitas vezes, uma mistura de ambos é usada. Não importa o processo implementado, há muitas peças móveis que ocorrem nos bastidores. É por isso que o planejamento é uma parte tão importante da execução de um grande evento. Com direção e coordenação claras entre todos os envolvidos, os eventos virtuais estão se mostrando eficazes.
Cooperativas ajudando cooperativas
Na Whitewater Valley REMC, Sandy Cason e Jennifer Scott lideraram a coordenação para a reunião virtual deste ano. Eles queriam fazer melhorias e pediram ajuda à Hoosier Energy.
Os produtores de vídeo Chris Johnson e Ben Turner mostraram a Cason os métodos disponíveis e ela decidiu usar os dois.
A reunião da cooperativa teve segmentos ao vivo com a Secretária/Tesoureira Jodie Creek atualizando os membros sobre os estatutos da reunião e declarando que o quórum havia sido atingido, e a advogada da cooperativa, Amber Orozco, atualizou os membros sobre os resultados da eleição de diretores.
Para algumas cooperativas, segmentos de sua reunião anual conduzidos ao vivo atendem aos requisitos legais para o processo eleitoral. Algumas cooperativas alteraram o estatuto para acomodar as formas como as reuniões ocorrem em um ambiente virtual.
“Nosso conselho atualizou nossos estatutos alguns anos atrás, permitindo que nosso processo eleitoral ocorresse por votação pelo correio. No ano passado, como a reunião presencial foi cancelada devido à COVID, outra atualização de estatuto foi feita, expandindo o prazo que tínhamos para realizar a reunião”, disse Cason.
A reunião de 17 minutos da cooperativa também incluiu mensagens pré-gravadas da CEO Mary Jo Thomas e do presidente do conselho Rod West.
“Conseguimos integrar os segmentos pré-gravados de tal forma que a reunião transcorreu como se fosse uma transmissão ao vivo contínua”, disse Johnson.
“Fiquei surpreso com a forma como tudo foi montado – foi perfeito”, disse Cason.
Os membros-consumidores estavam comentando durante o evento do Facebook Live dizendo que estavam gostando. Cason estava em seu computador, respondendo aos comentários dos membros conforme eles eram postados.
Equipamentos usados levam para eventos virtuais de alta qualidade
O equipamento usado para realizar eventos ao vivo com qualidade de TV inclui mais do que um telefone e uma conexão de internet. Câmeras de vídeo de alta definição, iluminação, um teleprompter e microfones ajudam a melhorar a experiência.
Com 40 anos de experiência combinados, Johnson e Turner sabem o que é preciso para produzir conteúdo que tenha ótima aparência e som. Ao preparar uma filmagem, eles se concentram na iluminação adequada e nas exposições da câmera. Eles têm uma variedade de microfones em seu arsenal para capturar áudio claro e sem ruídos e sempre enquadram as cenas para fazer com que seus objetos pareçam ótimos. Turner resumiu as coisas a um elemento que pode fazer ou quebrar um vídeo.
“Se você tem um som ruim, é um sinal claro de que o vídeo não foi produzido profissionalmente, e quando o som é tão ruim, pode prejudicar o conteúdo do vídeo em si. É aí que podemos ajudar”, disse Turner.
No Whitewater Valley REMC, a experiência com essa configuração virtual os fez olhar para o futuro e como os eventos virtuais podem fazer parte do engajamento contínuo dos membros.
“Temos membros que não querem tirar três ou quatro horas de uma noite de semana para comparecer a uma reunião presencial para votar em um diretor e talvez ganhar um prêmio. Estamos avaliando nossas opções para chegar a um meio termo para manter nossos membros engajados e informados”, disse Cason.