Formatos de reunião mudam durante a pandemia para manter funcionários e membros seguros
EnergyLines Agosto 2020
A resposta à pandemia levou a novas maneiras de fazer as coisas. Para as cooperativas, elas mudaram a forma como se reúnem – especialmente para reuniões anuais que frequentemente atraem centenas de membros.
Para muitos, o uso da tecnologia está ajudando neste momento de transição, à medida que as cooperativas se concentram na segurança de seus membros.
O Orange County REMC usou um aplicativo que permitiu que os membros se registrassem para sua 83ª reunião anual usando um telefone ou tablet. No total, mais de 600 membros se registraram – um recorde para a cooperativa.
No dia da reunião, a cooperativa montou uma barraca em seu estacionamento para que os consumidores associados pudessem passar para receber informações e um presente.
Mais tarde, à noite, Rodney Hager, presidente do conselho do Orange County REMC, deu as boas-vindas aos membros para a reunião virtualmente no Facebook Live. Os membros do conselho e a equipe principal estavam sentados na sala do conselho na sede da cooperativa.
“Esta não é a reunião anual que imaginávamos que teríamos este ano, mas, considerando as circunstâncias, a cooperativa está feliz por podermos conduzir negócios oficiais e, ao mesmo tempo, fazer tudo o que podemos para manter a reunião igual”, disse Hager.
Hager observou que esta foi provavelmente a reunião mais singular que a cooperativa já conduziu. Ele disse que a transmissão ao vivo da reunião anual da sala da diretoria, em vez de apertar as mãos dos membros na academia em Paoli, será lembrada para sempre. “Neste momento difícil, precisamos seguir em frente juntos para amanhã.”
O gerente geral e CEO do Orange County REMC, Matt Deaton, reservou um momento para reconhecer o trabalho realizado pelo conselho durante a pandemia.
“Os membros devem se orgulhar de seu conselho de diretores, por sua liderança. Liderar por meio de mudanças transformacionais é difícil e esses sete membros cooperativos fizeram um trabalho excelente de nos guiar por meio das mudanças”, disse Deaton.
Deaton observou que a cooperativa esteve presente para seus membros durante toda a pandemia e que os funcionários da cooperativa superaram todos os desafios que surgiram.
Semelhante a reuniões presenciais, os consumidores-membros que se registraram eletronicamente ou devolvendo seu cartão de registro ao REMC foram inscritos em um sorteio de prêmios que ocorreu no final da reunião virtual. Os vencedores foram contatados para fazer arranjos para receber os prêmios.
Em seus comentários finais, Deaton disse: “É uma honra servir esta cooperativa e reportar a este conselho de diretores, criar e executar uma visão é muito gratificante. Novos desafios surgirão ao longo do caminho e, embora eu não possa garantir os resultados exatos, posso garantir que será um resultado que será o melhor para os membros.”
Os membros foram direcionados ao site da cooperativa para revisar uma cópia do relatório anual.
Adotando uma abordagem semelhante, os membros da RushShelby Energy dirigiram até o escritório da cooperativa para votar e receber um kit de eficiência energética em sua reunião anual drive-through. Cerca de 17% de seus membros escolheram votar eletronicamente ou pelo correio. Todos os membros votantes receberam um crédito de conta $10.
Terry Jobe, Presidente e CEO, iniciou a 84ª reunião anual da RushShelby Energy por meio de uma sessão do Facebook Live em seu escritório na cooperativa. Ele disse que sentiu falta de ver todos pessoalmente este ano, mas "A saúde e a segurança de nossos funcionários, nossos membros e nossa comunidade são mais importantes à medida que continuamos a navegar na pandemia em andamento". Ele deu reconhecimento especial aos trabalhadores da linha de frente.
“Nossas comunidades e país estão enfrentando desafios sem precedentes, e estou honrado pela dedicação e perseverança daqueles que servem na linha de frente.” RushShelby usa Survey & Ballots, uma empresa de pesquisa eleitoral que oferece uma oportunidade para os membros votarem fora do local. A cooperativa implementou esse serviço há vários anos para permitir que todos os membros votassem, mesmo aqueles que não puderam comparecer às reuniões presenciais.
Os votos foram recebidos eletronicamente e pelo correio. Os resultados da eleição foram anunciados seguidos por uma sessão de “Chat com o CEO”. Os membros puderam enviar perguntas pelo site RushShelby ou durante a sessão do Facebook Live.
O uso do Facebook não é novidade para algumas cooperativas, mas antes da pandemia do coronavírus, o Facebook era uma fonte extra de informação que rapidamente se tornou uma necessidade, pois se tornou uma das maneiras mais fáceis de alcançar os consumidores.
Os membros puderam assistir ao evento ao vivo ou retornar à página do Facebook das cooperativas e assistir quando fosse conveniente para eles. Permitir a votação online e drive-through aumentou o número de membros que puderam participar.