パンデミック中、従業員や会員の安全を守るため会議の形式が変更
エネルギーライン 2020年8月
パンデミックへの対応は、物事のやり方を新たに生み出した。協同組合では、特に何百人もの組合員が集まることが多い年次総会の開催方法を変えた。
協同組合が組合員の安全に重点を置く中、多くの人にとって、テクノロジーの活用は、この移行期に役立っています。
オレンジ カウンティ REMC は、会員が携帯電話やタブレットを使用して第 83 回年次総会に登録できるアプリを使用しました。合計で 600 名を超える会員が登録し、これは協同組合の記録となりました。
会合当日、協同組合は駐車場にテントを設置し、会員である消費者が車で立ち寄って情報や贈り物を受け取れるようにした。
夕方遅く、オレンジ郡 REMC 理事会会長のロドニー・ヘイガー氏が Facebook Live でバーチャル会議に出席したメンバーを歓迎しました。理事会メンバーと主要スタッフは協同組合本部の会議室に集まりました。
「これは今年開催する予定だった年次総会ではないが、状況を考慮すると、協同組合としては、総会をこれまでと同じ内容に保つためにできる限りのことをしながら、公式業務を遂行できることを嬉しく思っている」とヘイガー氏は語った。
ヘイガー氏は、これはおそらく協同組合が実施した中で最もユニークな会議だったと指摘。パオリのジムで会員と握手する代わりに、役員室から年次総会をライブストリーミングしたことは永遠に記憶に残るだろうと語った。「この困難な時期に、私たちは明日のために共に前進する必要があります。」
オレンジカウンティ REMC ゼネラルマネージャー兼 CEO のマット・ディートン氏は、パンデミックの間中、理事会が成し遂げた仕事について感謝の意を表しました。
「組合員は理事会のリーダーシップに誇りを持つべきです。変革を先導するのは困難ですが、この7つの組合員は変化を通じて私たち全員を導くという素晴らしい仕事をしてくれました」とディートン氏は語った。
ディートン氏は、協同組合はパンデミックの間ずっと組合員のために尽力しており、組合員は直面するあらゆる課題に対処してきたと指摘した。
対面式の会議と同様に、電子的に登録した、または登録カードを REMC に返送して登録した会員消費者は、仮想会議の最後に行われる賞品抽選に参加しました。当選者には、賞品の受け取り手続きについて連絡がありました。
ディートン氏は締めくくりのコメントで、「この協同組合に奉仕し、この理事会に報告できることは光栄です。ビジョンを創造し、実行するのは非常にやりがいのあることです。途中で新たな課題が出てくるでしょう。正確な結果は保証できませんが、メンバーにとって最善の結果になることは保証できます。」と述べました。
会員は協同組合のウェブサイトにアクセスして年次報告書のコピーを閲覧するよう指示された。
同様のアプローチを採用した RushShelby Energy の会員は、ドライブスルーの年次総会で投票し、エネルギー効率キットを受け取るために協同組合の事務所まで車で向かいました。会員の約 17 % が電子投票または郵送投票を選択しました。投票した会員全員に $10 の請求書のクレジットが付与されました。
社長兼最高経営責任者のテリー・ジョーブ氏は、ラッシュシェルビー・エナジーの第84回年次総会を、協同組合のオフィスからFacebook Liveセッションで開始した。今年は全員と直接会えなかったが、「進行中のパンデミックを乗り越えていく上で、従業員、会員、地域社会の健康と安全が最も重要です」とジョーブ氏は述べた。同氏は最前線で働く人々に特別な感謝の意を表した。
「私たちのコミュニティと国は前例のない困難に直面しています。最前線で働く人々の献身と忍耐力に、私は頭が下がる思いです。」ラッシュシェルビーは、組合員がオフサイトで投票できる機会を提供する選挙調査会社、サーベイ＆バロットを利用しています。組合は数年前にこのサービスを導入し、対面での会議に出席できないメンバーも含め、すべての組合員が投票できるようにしました。
投票は電子的および郵便で受け付けられました。選挙結果が発表された後、「CEO とのチャット」セッションが行われました。メンバーは、RushShelby の Web サイトまたは Facebook Live セッション中に質問を送信できました。
Facebookの利用は協同組合によっては目新しいものではないが、新型コロナウイルス感染症のパンデミック以前は、Facebookは付加的な情報源であったが、消費者にリーチする最も簡単な方法の1つとなったため、すぐに必要不可欠なものとなった。
会員はイベントをライブで視聴することも、協同組合の Facebook ページに戻って都合の良いときに視聴することもできました。オンライン投票とドライブスルー投票を許可したことで、参加できる会員の数が増えました。