Pas de panneau d'arrêt, pas de feux de circulation. Pas même un rond-point.
C'est ainsi que se déroulait la gestion des fichiers pour Bernie Voges, ingénieur principal en protection chez Hoosier Energy.
Mais grâce à Adept Software, Hoosier a finalement trouvé un moyen de contrôler ces fichiers et de fournir une certaine direction.
En avril, Voges était l'un des trois intervenants invités alors que Synergis Software, développeur de solutions de gestion de données et de documents d'ingénierie Adept, organisait un webinaire avec près de 400 personnes présentes.
Voges, ainsi que Paul Melzen d'Eversource Energy et Blake Donley de Great River Energy, ont contribué à partager certaines des façons dont Adept est devenu un agent de la circulation pour leurs services publics. Scott Lamond de Synergis a animé la session, qui a duré un peu plus de 90 minutes.
Un incident a illustré le besoin chez Hoosier Energy.
« Les gars sur le terrain travaillent sur papier, mais nous avions deux dessins différents avec le même numéro de version », se souvient Voges. « Un entrepreneur sur un projet a arraché un conduit qui n'était pas sur son papier. Un autre entrepreneur est venu et a installé le conduit selon son papier, puis l'autre est revenu et a vu que des choses étaient toujours là et les a arrachées à nouveau. »
« Finalement, ils ont réalisé qu'il s'agissait du même numéro de version, mais avec des informations différentes. Nous avons dû contacter l'ingénierie et leur dire : "Il y a une différence que nous devons corriger." »
Relativement parlant, c’était une erreur inoffensive.
« Avec les relais et autres, un mauvais fil et vous avez une panne de courant dans la sous-station ou pire, des personnes ou du matériel blessés ou endommagés », a déclaré Voges.
Une enquête plus approfondie a révélé que près de 30% des fichiers de Hoosier étaient des doublons, soulignant la nécessité de meilleurs contrôles.
« C’est l’une de ces choses où l’on ne sait pas ce que l’on ne sait pas », a déclaré Voges. « Cela nous a ouvert les yeux de constater que notre système était dans un état de désordre assez profond. »
Entrez dans le logiciel Adept, qui permet désormais de gérer plus de 225 000 documents allant des dessins/impressions aux conceptions 2D-3D aux formats PDF/TIFF jusqu'aux rapports de tests d'usine et aux feuilles de calcul.
« Les fichiers que nous conservons dans Adept sont des documents vivants qui ont un cycle de vie qui doit être mis à jour régulièrement », a déclaré Voges.
Il a ajouté que l'investissement dans un système automatisé de gestion des dessins servant de contrôleur de la circulation interne en valait la peine.
« Cela permet en quelque sorte de garder le chaos sous contrôle. »