Hoosier Energy adapte ses effectifs pour assurer la sécurité des employés et poursuivre le service aux coopératives membres
Lignes énergétiques mai 2020
Hoosier Energy a créé un plan de pandémie il y a environ 10 ans lorsque l'Organisation mondiale de la santé, les Centres pour le contrôle et la prévention des maladies et d'autres organisations de santé ont suggéré aux entreprises de se préparer à une épidémie de grippe A.
Ce plan prévoyait que jusqu'à 35 % des employés seraient malades et indisponibles pour travailler. Il prévoyait également un nettoyage et une désinfection rigoureux de toutes les installations, ainsi que la possibilité de passer des opérations normales au travail à distance et d'échelonner les travailleurs pour limiter leurs contacts avec le public et les autres employés.
« Notre mission est de garder nos employés en bonne santé afin que nous puissions continuer à servir nos membres. Je crois que notre plan nous a permis de prendre des mesures pour atteindre ces deux objectifs très importants », a déclaré Chris Blunk, vice-président des services généraux.
Alors que les informations sur le COVID-19 – le nouveau coronavirus – se propageaient, Blunk a décidé début février de demander aux membres du groupe de formation et de sécurité de mettre à jour le plan de pandémie existant avec les informations du CDC sur le virus.
« Même si nous avons un plan, nous devons rester flexibles et agiles. Nous devons être prêts à réagir à tout ce que chaque jour nous réserve », explique Blunk. « Notre plan a été rédigé il y a dix ans, mais ce virus est nouveau et nous en apprenons davantage à son sujet chaque jour. »
Blunk dirige l'équipe de commandement des incidents avec des représentants des opérations, des communications, de la cybersécurité et des opérations réseau, du support technologique, des ressources humaines, des applications informatiques, des finances et de la sécurité.
Bien que la participation soit fluide, les réunions WebEx quotidiennes incluent généralement Blunk, Rob Horton, Matt Mabrey, Will Kaufman, Ryan Henderson, Greg Seiter, Heather Hughet, Richie Field, Jenna Narey, Lance Davis Sr., Jon Bobbitt, Jon Jackson, Kyle Parker et Kevin Burch.
« Il est absolument essentiel que chaque secteur de l’entreprise soit représenté dans ce groupe », déclare Blunk. « Ce sont les secteurs clés qui doivent vraiment être impliqués et engagés afin que nous puissions continuer à travailler au nom de nos membres et faire en sorte que Hoosier Energy continue d’avancer. »
Alors que les responsables fédéraux et étatiques ont commencé à faire pression pour que les gens restent chez eux et minimisent leur exposition aux autres, Hoosier Energy a lancé un plan agressif pour déplacer le personnel administratif vers des scénarios de travail à domicile.
Richie Field, directeur principal de la cybersécurité et des opérations réseau, et Jenna Narey, chef de l'équipe des services de support technologique, ainsi que leurs équipes ont travaillé en collaboration pour garantir que les employés puissent poursuivre leur travail à distance en toute transparence.
« Notre système a toujours été préparé à cela, car nous disposons d'une solution VPN (réseau privé virtuel) que les gens utilisent assez régulièrement », explique Field, ajoutant qu'avant le passage des bureaux aux domiciles, environ 35 utilisateurs se connectaient au VPN par jour. Ce chiffre est passé à 200. « Nous disposons en fait d'une licence pour 300 utilisateurs simultanés avec le matériel et la licence dont nous disposons. »
Un test étant prévu pour le vendredi 13 mars, le personnel de Narey a passé la journée précédente à travailler avec les employés pour s'assurer qu'ils disposaient du matériel adéquat, ainsi que des connaissances et de la capacité de se connecter via VPN. Tous les problèmes qui se sont présentés ont été rapidement résolus. « Nous avons appris que les ordinateurs portables ne seraient pas suffisants pendant une période prolongée, nous avons donc commencé à recevoir des demandes d'écrans, de claviers et de stations d'accueil », explique Narey. « Nous n'avions que des quantités limitées de ces articles, nous avons donc coordonné le ramassage des articles que nous avions en stock et avons permis aux employés d'emporter leurs écrans et leurs stations d'accueil de leur bureau à leur domicile.
Un autre problème qui s'est posé était de rencontrer L'accès à Internet est limité dans les zones rurales. Narey a trouvé une solution : elle a acquis un dispositif de point d'accès universel qu'elle a configuré pour les employés ayant un accès Internet limité et qu'elle a expédié directement à leur domicile.
« À l’avenir, il serait bénéfique de faire passer les employés qui ont des ordinateurs de bureau à des ordinateurs portables, lorsque cela est possible », dit-elle. « À l’heure actuelle, les utilisateurs d’ordinateurs de bureau ont une solution temporaire consistant à utiliser un ordinateur portable de prêt et à se connecter à distance aux ordinateurs de bureau existants toujours sur place. »
Field ajoute que la plupart des tickets d'aide reçus par son service concernaient principalement des problèmes de VPN et de WebEx, ce qui, selon lui, n'est vraiment pas inhabituel.
« En deux jours, le pays tout entier a connu un changement majeur dans la façon dont les travailleurs du savoir travaillent », explique Field. « Nous avons appris qu’il est possible de travailler à domicile, même si ce n’est pas idéal. Cela pourrait aider les gens à se sentir plus à l’aise avec l’idée de pouvoir travailler pratiquement n’importe où. »
Opérations : travailler à domicile n'est pas une option
Alors que les bureaux ont commencé à faire place aux logements, la majorité des employés des secteurs de la production, de la transmission et de la distribution n’avaient pas cette possibilité. « Ils sont sur le terrain », explique le chef de l’exploitation Rob Horton. « Les employés ont pris les choses en main et font un travail phénoménal. Tout le monde travaille bien ensemble. »
Lorsque l’isolement n’est pas une option, la distanciation sociale peut être un véritable défi. « Si vous travaillez dans une centrale électrique ou sur un réseau de distribution de transport, il n’est physiquement pas possible de pratiquer à six pieds de distance en tout temps », explique Horton. Dans ces cas-là, l’hygiène personnelle et l’alerte lorsqu’une personne ne se sent pas bien sont primordiales. Les installations sont également nettoyées en profondeur et un accès facile au désinfectant pour les mains et aux lingettes javellisés est assuré. « Je comprends les sacrifices qu’ils font et, dans l’ensemble, les gens ont vraiment fait le nécessaire ici. »
Pour réduire le risque d'infection, la centrale Merom a mis en place une rotation fixe du même personnel travaillant par équipes de 12 heures pendant 14 jours consécutifs. Alors que la première rotation de 14 jours comptait plus de personnes, la deuxième a été suivie d'une transition vers 12 personnes par équipe de jour et six par équipe de nuit. Après 14 jours, de nouvelles équipes de jour et de nuit sont mises en place, selon le directeur de la centrale Karl Back, qui explique que l'horaire limite considérablement les interactions des équipes avec le personnel extérieur, car lorsqu'elles ne travaillent pas, elles dorment.
« Nous avons dû prendre des mesures extrêmes pour protéger nos employés », déclare Back. « Nos employés réagissent très bien à une situation difficile, ce qui ne me surprend pas compte tenu de la culture d’entreprise qui règne chez Hoosier Energy. »