Lorsque le calendrier est passé de 2021 à 2022, la boule ne s'est pas simplement posée à Times Square à minuit. Un nouveau système de gestion de l'apprentissage, situé sur www.heca.coop, a également été mis en ligne pour les employés de Hoosier Energy, Docebo ayant remplacé Taleo Learn. Heather Hughet, responsable de l'équipe des services de soutien technologique, a récemment répondu à certaines questions de Gridlines sur ce changement.
Q : Combien de temps l’équipe du service d’assistance technique a-t-elle travaillé sur ce projet avant le changement officiel du 1er janvier ?
R : Taleo Learn approchait de la fin prévue de l’ensemble du programme. Hoosier a fait des recherches sur plusieurs entreprises pour trouver celle qui offrait la meilleure offre à nos employés ainsi qu’à nos membres. J’ai commencé à occuper ce poste en septembre 2020 et le processus était déjà en cours. Nous avons contacté d’autres G&T pour voir ce qu’ils utilisaient, demandé à d’autres entreprises ce qu’elles utilisaient et même demandé à certains de nos fournisseurs actuels ce qu’ils utilisaient.
Docebo a été identifié comme le nouveau système à la fin de 2020. Le projet officiel a débuté en janvier 2021. Une année entière a été consacrée au processus de collecte de tous les cours hébergés dans l'ancien système de gestion de l'apprentissage et de leur transfert vers le nouveau système, à la vérification des nouveaux cours disponibles et à la discussion des besoins de chaque domaine avec les administrateurs de ce domaine. La conformité était une section majeure qui devait avoir une précision 100% dans le transfert des données. Nous avons également dû conserver les dossiers de tous les cours suivis au cours des dernières années pour rester conformes à l'OSHA. Cela incluait également les dossiers de formation en personne.
Q : Quels sont les avantages du nouveau système ?
R : Le nouveau système offre une apparence beaucoup plus épurée et un accès plus facile à la liste des tâches à effectuer des apprenants. Le catalogue de cours LinkedIn Learning est toujours disponible, ainsi que d'autres cours téléchargeables par l'utilisateur. Le système offre aux responsables un moyen pratique de voir si les membres de l'équipe ont terminé les cours requis. Une recherche rapide dans l'historique peut également offrir une liste de tous les cours que l'utilisateur a terminés, avec une liste des cours commencés mais non terminés apparaissant également sur la page d'accueil. Nous avons déjà reçu plusieurs compliments sur ces facteurs.
Q : Il y a probablement eu jusqu'à présent des problèmes attendus et des problèmes inattendus. Qu'est-ce qui ressort ?
R : Un problème qui est apparu et qui est devenu plus grave est le fait que pendant les phases de test, tous les fournisseurs d’accès Internet ont bien fonctionné avec Docebo. Nous avons pu tester des cours vidéo, des questionnaires et des cours en texte brut. Il n’y a eu aucun problème. Une fois le lancement officiel effectué, les mises à jour des FAI et d’autres problèmes ont fait que certains chemins se sont interrompus ou ont tout simplement refusé de fonctionner. Lynn Hubbard a dû envoyer de nombreuses demandes au service d’assistance de Docebo, avec des voies d’escalade mises en évidence. Tout cela était très frustrant car il n’y avait aucune raison réelle pour que les problèmes se produisent et ils avaient été minutieusement vérifiés.
Q : D’un autre côté, quels sont les points positifs les plus importants ?
R : Nous avons reçu de très bons retours de la part des entrepreneurs. Ils apprécient la simplicité d'utilisation et l'écran d'accueil clair et facile à parcourir.
Une autre option positive de ce système est l'auto-inscription aux cours optionnels. Plusieurs employés y ont déjà eu recours, ce qui, pour notre équipe, signifie que c'est quelque chose qu'ils recherchaient et dont ils avaient besoin. Nous sommes toujours heureux de l'entendre.
LinkedIn Learning est désormais disponible via une connexion directe, il n'y a donc pas d'intermédiaire si l'on y accède via Docebo. Cela n'était pas possible auparavant. Hoosier Energy et ses membres utilisent les cours LinkedIn Learning pour approfondir leur compréhension des programmes et des processus. C'est une excellente ressource.
Le plus gros « tada » a été l’apparence plus épurée. Beaucoup de gens l’ont mentionné et ont dit que c’était une énorme amélioration.