L'une des priorités stratégiques de Hoosier Energy est l'amélioration continue. Parmi les initiatives qui relèvent de cette stratégie figure la formation à la gestion de projet pour les employés. Cette tâche a été confiée au vice-président des opérations Matt Mabrey et à son équipe, dont la coordinatrice du programme d'amélioration continue Chrystal Hoffmeister.
Avec l'aide de Chad Harding, Misti Beiser et Warren Hopkins pour les installations, Hannah Knutson pour la sécurité et la formation ainsi que le soutien technologique de Heather Hughet, Jacob Repollet, Zach Horstman et Lynn Hubbard, Mabrey a complété 15 séances de formation sur 20 jours avec deux séances de rattrapage sur trois jours restants.
En plus de la formation de Mabrey sur la gestion de projet, Denise Drury a présenté le financement RUS tandis que Damon Crain et Tammy Magerlein ont présenté les procédures d'achat de Hoosier à chaque session. Au total, 196 employés de Hoosier Energy ont été identifiés pour recevoir la formation, dont 166 l'ont déjà terminée.
Mabrey s'est récemment entretenu avec GridLines à propos de la formation en gestion de projet.
Q : À qui ou à quoi s’adressait la formation en gestion de projet ?
UN: L'objectif était de former tous les cadres de Hoosier Energy, y compris les contremaîtres généraux de la zone et les contremaîtres de la zone de transmission. Ce sont les employés que nous avons principalement ciblés, mais la formation a également été conçue pour présenter le concept de gestion de projet à tous les employés de Hoosier sur la base de l'une de nos initiatives stratégiques.
Cela donne un champ d'action très large. Nous évoluons vers une gestion de projet à l'échelle de l'entreprise et nous travaillons pour que tous les groupes fassent la même chose, utilisent les mêmes outils et processus. Nous faisons des progrès, mais il nous reste encore du chemin à parcourir.
Nous avons commencé par une session de formation de quatre heures pour les cadres supérieurs, puis nous avons assigné à tous les autres une formation de quatre, huit ou seize heures, selon leur poste.
Q : Certains employés sont très familiers avec la gestion de projet, d’autres pas du tout. Comment avez-vous géré cela ?
UN: J'ai rapidement compris que j'aurais un niveau d'expérience en gestion de projet varié, allant d'un extrême où les employés pourraient dire : « J'ai géré des projets toute ma carrière et je n'ai pas besoin de formation en gestion de projet. Je sais ce que je dois faire », à l'autre extrême où les employés pourraient dire : « Je ne ferai jamais de gestion de projet, pourquoi ai-je besoin de cette formation ? »
C'est ce que nous avons dû équilibrer. Certains avaient une expérience considérable, mais la dernière formation officielle remonte à 2012, il y a 10 ans, et certaines choses ont changé. Pour ce groupe, il s'agit d'une formation de remise à niveau.
Pour l’autre groupe, il s’agissait davantage d’orientation, d’introduction et de normalisation. La gestion de projet est un cadre et une méthode de travail qui peuvent être appliqués à de nombreux environnements professionnels. L’une des premières questions que je posais au début de chaque session de formation était : « Combien d’entre vous ont occupé différents postes chez Hoosier ? » À l’exception des nouveaux employés, presque tout le monde levait la main. J’ai ensuite dit au groupe : « Vous pourriez alors vous retrouver à un poste où vous pourrez utiliser ces compétences, même si vous ne pensez pas en avoir besoin pour le moment. » La méthode Hoosier consiste à occuper plusieurs postes au cours de sa carrière et on ne sait jamais.
Au cours de ce processus, il a été difficile de dispenser un enseignement de niveau accessible à certains, tout en évitant de simplifier à l'extrême les méthodes de ceux qui en font leur métier. Je pense que nous avons trouvé un bon équilibre.
Q : Vous avez déjà suivi une formation en gestion de projet. En quoi était-ce à la fois similaire et différent ?
UN: Avant d’être vice-président, j’étais directeur principal de la production d’énergie. J’avais des qualifications de gestionnaire de projet professionnel (PMP) et, à mesure que de nouveaux employés arrivaient dans l’organisation, nous avons reconnu qu’ils avaient besoin de certaines bases en gestion de projet. Je me suis donc porté volontaire pour assurer la formation. Ce faisant, j’ai couvert les principes universels de gestion de projet ainsi que les processus spécifiques à Hoosier, tout en recevant des unités de développement professionnel pour ma certification.
J'ai créé les supports et animé deux sessions de formation, une en 2019 dans la salle de formation et une en 2020 dans la salle du conseil. Ensuite, lorsque le conseil d'administration et les membres ont adopté les nouvelles priorités stratégiques de Hoosier en mars 2022, j'ai été chargé de la formation à la gestion de projet. En fait, j'ai simplement amélioré les supports dont je disposais, les rendant meilleurs et plus inclusifs.
Nous avons également ajouté des quiz Kahoot pour le plaisir et pour faire la différence. Après avoir suivi des formations pendant des décennies, il est difficile d’écouter quelqu’un parler pendant huit heures. Pour lutter contre cela, nous avons eu Kahoot, des conférenciers invités avec Damon, Tammy et Denise, ainsi que quatre exercices qui ont permis aux participants de se répartir en groupes s’ils le souhaitaient afin de se familiariser avec les outils et d’appliquer les principes à la réalité.
C’était véritablement un effort commun.
Q : Dans l’ensemble, avez-vous le sentiment que la formation a réussi à atteindre l’objectif qu’elle était censée atteindre ?
UN: Je pense que oui. Je pense que l'initiative a atteint ses objectifs et, à en juger par les sondages et les commentaires post-formation que j'ai reçus, elle a atteint les objectifs du programme. Pour les employés qui ont déjà suivi la formation, c'était une remise à niveau et vraiment engageante. Pour les employés qui n'ont jamais suivi de formation, s'ils entendent parler de calendriers d'étapes, d'identification et de gestion des parties prenantes, de risques ou de périmètres de travail, ils disposent désormais d'un cadre de base pour comprendre ce que font les autres dans l'entreprise. Et nous avons pris toutes les questions posées pendant la formation et avons placé la question et la réponse dans le fichier One-Drive, auquel tout le monde peut accéder et voir.
L'un des avantages de cette initiative a été le bureau de gestion de projet. Il a été créé en juillet 2021 et travaille donc à la normalisation des processus dans toute l'entreprise. Nous avons reçu des commentaires indiquant que les gens n'étaient pas au courant de cette initiative. Nous aidons donc le PMO à comprendre où se situent les lacunes, ce qui manque, ce qui est le plus important pour les gens. Il y a une convergence entre notre initiative et le bureau de gestion de projet à laquelle nous ne nous attendions pas lorsque nous avons commencé la formation en juin.