Les réunions annuelles virtuelles bénéficient d'un coup de pouce grâce à des productions vidéo professionnelles
Été 2021
Nous serons en direct dans cinq, quatre, trois, deux, un…
Sous les caméras en marche, les assemblées annuelles des coopératives se déroulent en direct sur Facebook tandis que les coopératives s'efforcent de respecter les protocoles de sécurité.
Pour aider à ces événements, les services de communication et de soutien technologique de Hoosier Energy se sont associés pour fournir des services audio
et support vidéo pour les membres.
Les réunions virtuelles se composent de deux méthodes vidéo distinctes. Les segments peuvent être préenregistrés ou se dérouler en direct. Souvent, un mélange des deux est utilisé. Quel que soit le processus mis en œuvre, de nombreux éléments mobiles se produisent en coulisses. C'est pourquoi la planification est une partie si importante de l'exécution d'un événement de grande envergure. Avec une direction claire et une coordination entre toutes les personnes impliquées, les événements virtuels s'avèrent efficaces.
Les coopératives aident les coopératives
Au REMC de Whitewater Valley, Sandy Cason et Jennifer Scott ont dirigé la coordination de la réunion virtuelle de cette année. Elles souhaitaient apporter des améliorations et ont contacté Hoosier Energy pour obtenir de l'aide.
Les producteurs vidéo Chris Johnson et Ben Turner ont montré à Cason les méthodes disponibles et elle a décidé d'utiliser les deux.
La réunion de la coopérative comportait des segments en direct avec la secrétaire/trésorière Jodie Creek informant les membres des statuts de la réunion et déclarant que le quorum avait été atteint, et l'avocate de la coopérative, Amber Orozco, informant les membres des résultats de l'élection des administrateurs.
Pour certaines coopératives, les parties de leur assemblée annuelle qui se déroulent en direct répondent aux exigences légales du processus électoral. Certaines coopératives ont modifié leur règlement intérieur pour tenir compte de la façon dont les réunions se déroulent dans un environnement virtuel.
« Notre conseil d’administration a mis à jour ses statuts il y a quelques années, permettant ainsi que notre processus d’élection se déroule par vote par correspondance. L’année dernière, comme la réunion en personne a été annulée en raison de la COVID, une autre mise à jour des statuts a été effectuée, prolongeant le délai dont nous disposions pour tenir la réunion », a déclaré Cason.
La réunion de 17 minutes de la coopérative comprenait également des messages préenregistrés de la PDG Mary Jo Thomas et du président du conseil d'administration Rod West.
« Nous avons pu intégrer les segments préenregistrés de telle manière que la réunion se déroulait comme s'il s'agissait d'une diffusion en direct continue », a déclaré Johnson.
« J’ai été impressionné par la façon dont tout s’est déroulé – c’était fluide », a déclaré Cason.
Les membres-consommateurs ont commenté l'événement en direct sur Facebook en disant qu'ils l'appréciaient. Cason était sur son ordinateur, répondant aux commentaires des membres au fur et à mesure qu'ils étaient publiés.
Le matériel utilisé conduit à des événements virtuels de haute qualité
L'équipement utilisé pour réaliser des événements en direct de qualité télévisuelle comprend bien plus qu'un téléphone et une connexion Internet. Des caméras vidéo haute définition, un éclairage, un prompteur et des microphones contribuent tous à améliorer l'expérience.
Avec 40 ans d'expérience combinée, Johnson et Turner savent ce qu'il faut pour produire un contenu qui a l'air et le son parfaits. Lors de la préparation d'un tournage, ils se concentrent sur l'éclairage et l'exposition de la caméra appropriés. Ils disposent d'une variété de microphones dans leur arsenal pour capturer un son clair et sans bruit et ils cadrent toujours les prises de vue de manière à ce que leurs sujets soient superbes. Turner a réduit les choses à un seul élément qui peut faire ou défaire une vidéo.
« Si le son est mauvais, cela signifie que la vidéo n'a pas été produite de manière professionnelle. Et lorsque le son est si mauvais, il peut nuire au contenu de la vidéo elle-même. C'est là que nous pouvons vous aider », a déclaré Turner.
Chez Whitewater Valley REMC, leur expérience avec cette configuration virtuelle les pousse à se tourner vers l’avenir et vers la manière dont les événements virtuels peuvent faire partie de l’engagement continu des membres.
« Certains de nos membres ne veulent pas consacrer trois ou quatre heures par semaine à assister à une réunion en personne pour voter pour un directeur et peut-être gagner un prix. Nous évaluons nos options pour trouver un juste milieu afin de maintenir l'engagement et l'information de nos membres », a déclaré M. Cason.