Les formats des réunions changent pendant la pandémie pour assurer la sécurité des employés et des membres
EnergyLines Août 2020
La réponse à la pandémie a donné lieu à de nouvelles façons de faire. Les coopératives ont modifié leur façon de se réunir, notamment lors des assemblées annuelles qui attirent souvent des centaines de membres.
Pour beaucoup, l’utilisation de la technologie est utile en cette période de transition, alors que les coopératives se concentrent sur la sécurité de leurs membres.
L'Orange County REMC a utilisé une application qui permettait aux membres de s'inscrire à leur 83e réunion annuelle à l'aide d'un téléphone ou d'une tablette. Au total, plus de 600 membres se sont inscrits, un record pour la coopérative.
Le jour de l'assemblée, la coopérative a installé une tente sur son stationnement pour que les membres-consommateurs puissent passer en voiture pour recevoir des informations et un cadeau.
Plus tard dans la soirée, Rodney Hager, président du conseil d'administration de l'Orange County REMC, a souhaité la bienvenue aux membres à la réunion virtuellement sur Facebook Live. Les membres du conseil d'administration et le personnel clé étaient assis dans la salle du conseil au siège de la coopérative.
« Ce n'est pas l'assemblée annuelle que nous pensions tenir cette année, mais compte tenu des circonstances, la coopérative est heureuse de pouvoir mener ses activités officielles tout en faisant tout ce que nous pouvons pour que l'assemblée reste la même », a déclaré Hager.
Hager a souligné qu’il s’agissait probablement de la réunion la plus unique que la coopérative ait jamais organisée. Il a déclaré que la diffusion en direct de l’assemblée annuelle depuis la salle de réunion, au lieu de serrer la main des membres au gymnase de Paoli, resterait à jamais gravée dans les mémoires. « En cette période difficile, nous devons avancer ensemble pour demain. »
Le directeur général et PDG d'Orange County REMC, Matt Deaton, a pris un moment pour reconnaître le travail accompli par le conseil tout au long de la pandémie.
« Les membres devraient être fiers de leur conseil d’administration et de leur leadership. Il est difficile de mener à bien un changement transformationnel et ces sept membres de la coopérative ont fait un travail remarquable en nous guidant tous à travers ces changements », a déclaré Deaton.
Deaton a souligné que la coopérative a été là pour ses membres tout au long de la pandémie et que les employés de la coopérative ont relevé chaque défi qui s'est présenté à eux.
À l’image des rencontres en personne, les membres-consommateurs qui s’étaient inscrits par voie électronique ou en retournant leur carte d’inscription au REMC ont été inscrits à un tirage au sort qui a eu lieu à la fin de la rencontre virtuelle. Les gagnants ont été contactés pour prendre les dispositions nécessaires à la remise des prix.
Dans son discours de clôture, Deaton a déclaré : « C'est un honneur de servir cette coopérative et de rendre compte à ce conseil d'administration. Créer et mettre en œuvre une vision est très gratifiant. De nouveaux défis se présenteront en cours de route et, même si je ne peux pas garantir les résultats exacts, je peux garantir que ce sera le résultat qui sera le meilleur pour les membres. »
Les membres ont été dirigés vers le site Web de la coopérative pour consulter une copie du rapport annuel.
Adoptant une approche similaire, les membres de RushShelby Energy se sont rendus au bureau de la coopérative pour voter et recevoir un kit d'efficacité énergétique lors de leur assemblée annuelle. Environ 17 % de leurs membres ont choisi de voter par voie électronique ou par courrier. Tous les membres votants ont reçu un crédit de facture de $10.
Terry Jobe, président et chef de la direction, a donné le coup d'envoi de la 84e assemblée annuelle de RushShelby Energy via une session Facebook Live depuis son bureau de la coopérative. Il a déclaré que cela lui manquait de voir tout le monde en personne cette année, mais « la santé et la sécurité de nos employés, de nos membres et de notre communauté sont les plus importantes alors que nous continuons à traverser la pandémie en cours ». Il a rendu hommage en particulier aux travailleurs de première ligne.
« Nos communautés et notre pays sont confrontés à des défis sans précédent, et je suis honoré du dévouement et de la persévérance de ceux qui servent en première ligne. » RushShelby utilise Survey & Ballots, une société de sondage électoral qui offre à ses membres la possibilité de voter hors site. La coopérative a mis en place ce service il y a plusieurs années pour permettre à tous les membres de voter, même ceux qui n’ont pas pu assister aux réunions en personne.
Les votes ont été reçus par voie électronique et par courrier. Les résultats des élections ont été annoncés, suivis d'une session de « discussion avec le PDG ». Les membres ont pu envoyer des questions via le site Web de RushShelby ou pendant la session Facebook Live.
L’utilisation de Facebook n’est pas nouvelle pour certaines coopératives, mais avant la pandémie de coronavirus, Facebook était une source d’information supplémentaire qui est rapidement devenue une nécessité car elle est devenue l’un des moyens les plus simples d’atteindre les consommateurs.
Les membres ont pu suivre l'événement en direct ou revenir sur la page Facebook des coopératives et le regarder à leur convenance. Le fait d'autoriser le vote en ligne et au volant a augmenté le nombre de membres qui ont pu participer.