Sin señales de alto, sin semáforos. Ni siquiera una rotonda.
Así era como se sentía la administración de archivos para Bernie Voges, ingeniero de protección sénior de Hoosier Energy.
Pero gracias a Adept Software, Hoosier finalmente encontró una manera de vigilar esos archivos y proporcionar alguna dirección.
En abril, Voges fue uno de los tres panelistas invitados cuando Synergis Software, desarrollador de soluciones de administración de documentos y datos de ingeniería de Adept, organizó un seminario web con la asistencia de cerca de 400 personas.
Voges, junto con Paul Melzen de Eversource Energy y Blake Donley de Great River Energy, ayudaron a compartir algunas de las formas en que Adept se ha convertido en un policía de tránsito para sus empresas de servicios públicos. Scott Lamond de Synergis moderó la sesión, que duró poco más de 90 minutos.
Un incidente ilustró la necesidad en Hoosier Energy.
“Los muchachos de campo trabajan en papel, pero teníamos dos dibujos diferentes con el mismo número de versión”, recordó Voges. “Un contratista de un proyecto arrancó un conducto que no estaba en su papel. Entró otro contratista e instaló el conducto de acuerdo con su papel, luego el otro tipo regresó y vio que todavía había cosas allí y las arrancó nuevamente.
“Eventualmente, se dieron cuenta de que era el mismo número de versión pero con información diferente. Tuvimos que contactar a ingeniería y decir: 'Hay una discrepancia que debemos corregir'”.
En términos relativos, eso fue un error inofensivo.
“Con relés y esas cosas, un cable equivocado y tienes un apagón en la subestación o peor, personas o equipos heridos o dañados”, dijo Voges.
Investigaciones posteriores revelaron que casi 30% de los archivos de Hoosier estaban duplicados, lo que destaca la necesidad de mejorar los controles.
“Es una de esas cosas en las que no sabes lo que no sabes”, dijo Voges. “Fue revelador para nosotros darnos cuenta de que nuestro sistema estaba bastante desordenado”.
Ingrese al software Adept, que ahora ayuda a administrar más de 225,000 documentos que van desde dibujos/impresiones hasta diseños 2D-3D, formatos PDF/TIFF, informes de pruebas de fábrica y hojas de cálculo.
“Los archivos que mantenemos en Adept son documentos vivos que tienen un ciclo de vida que debe actualizarse de forma rutinaria”, dijo Voges.
Continuó agregando que ha valido la pena la inversión en tener un sistema de gestión de dibujo automatizado que sirva como policía de tráfico interno.
“De alguna manera mantiene el caos bajo control”.