Hoosier Energy adapta la fuerza laboral para mantener a los empleados seguros y continuar el servicio a las cooperativas miembro
EnergyLines Mayo 2020
Hoosier Energy creó un plan pandémico hace unos 10 años cuando la Organización Mundial de la Salud, los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades y otras organizaciones de salud sugirieron que las empresas se prepararan para un brote de influenza A.
Ese plan anticipó que hasta el 35 por ciento de la fuerza laboral estaría enferma y no disponible para trabajar. También incluyó una limpieza y desinfección agresivas de todas las instalaciones, así como la posibilidad de cambiar de operaciones normales a trabajo remoto y escalonar a los trabajadores para limitar su contacto con el público y otros empleados.
“Nuestra misión es mantener saludables a nuestros empleados, para que podamos continuar sirviendo a nuestros miembros. Creo que nuestro plan nos ha permitido tomar medidas para lograr esos dos objetivos fundamentales”, dice Chris Blunk, vicepresidente de servicios corporativos.
A medida que se difundía la información sobre el COVID-19, el nuevo coronavirus, Blunk decidió a principios de febrero pedir a los miembros del grupo de capacitación y seguridad que actualizaran el plan pandémico existente con información de los CDC sobre el virus.
“Aunque tenemos un plan, tenemos que seguir siendo flexibles y ágiles. Tenemos que estar preparados para reaccionar a lo que sea que nos depare cada día”, dice Blunk. “Nuestro plan se escribió originalmente hace una década, pero este virus es nuevo y estamos aprendiendo más y más sobre él todos los días”.
Blunk lidera el equipo de comando de incidentes con representantes de operaciones, comunicaciones, ciberseguridad y operaciones de red, soporte tecnológico, recursos humanos, aplicaciones de TI, finanzas y seguridad.
Si bien la asistencia es fluida, las reuniones diarias de WebEx generalmente incluyen a Blunk, Rob Horton, Matt Mabrey, Will Kaufman, Ryan Henderson, Greg Seiter, Heather Hughet, Richie Field, Jenna Narey, Lance Davis Sr., Jon Bobbitt, Jon Jackson, Kyle Parker y Kevin Burch.
“Es absolutamente crítico tener cada área del negocio representada en ese grupo”, dice Blunk. “Estas son las áreas centrales que realmente deben comprometerse e involucrarse para que podamos continuar trabajando en nombre de nuestros miembros y hacer que Hoosier Energy siga avanzando”.
A medida que los funcionarios federales y estatales comenzaron a presionar para que las personas se quedaran en casa y minimizaran su exposición a los demás, Hoosier Energy inició un plan agresivo para trasladar la fuerza laboral administrativa a escenarios de trabajo en el hogar.
Richie Field, gerente sénior de ciberseguridad y operaciones de red, y Jenna Narey, líder del equipo de servicios de soporte tecnológico, y su personal trabajaron en colaboración para garantizar que los empleados pudieran continuar con su trabajo de forma remota sin problemas.
"Nuestro sistema realmente siempre estuvo preparado para esto, porque tenemos una solución VPN (red privada virtual) que la gente usa con bastante regularidad", dice Field, y agrega que antes del cambio de las oficinas a los hogares, alrededor de 35 usuarios iniciaron sesión VPN por día. Ese número ha subido a 200. "En realidad, tenemos licencia para 300 usuarios simultáneos con el hardware y la licencia que tenemos".
Con una prueba programada para el viernes 13 de marzo, el personal de Narey pasó el día anterior trabajando con los empleados para asegurarse de que tuvieran el equipo adecuado, así como el conocimiento y la capacidad para iniciar sesión a través de VPN. Todos los problemas que surgieron fueron abordados rápidamente. “Aprendimos que las computadoras portátiles no serían suficientes durante un período prolongado, por lo que comenzamos a recibir solicitudes de monitores, teclados y estaciones de conexión”, dice Narey. “Solo teníamos cantidades limitadas de esos artículos, por lo que coordinamos la recolección de los artículos que teníamos en stock y permitimos que los empleados llevaran sus monitores y estaciones de acoplamiento de su oficina a sus hogares.
Otro problema que surgió fue encontrar acceso limitado a Internet en las zonas rurales. Narey encontró una solución: adquirió un dispositivo de punto de acceso de operador universal que configuró para empleados con acceso limitado a Internet y lo envió directamente a sus hogares.
“En el futuro, sería beneficioso hacer la transición de los empleados con computadoras de escritorio a computadoras portátiles, cuando sea posible”, dice ella. “En este momento, los usuarios de computadoras de escritorio tienen una solución temporal para usar una computadora portátil prestada y conectarse de forma remota a las computadoras de escritorio existentes que aún están en el sitio”.
Field agrega que la mayoría de los tickets de ayuda recibidos por su departamento han sido principalmente por problemas de VPN y WebEx, lo que, según él, no es realmente fuera de lo común.
“En dos días, todo el país experimentó un cambio importante en la forma en que trabajan los trabajadores del conocimiento”, dice Field. “Lo que aprendimos es que es posible trabajar desde casa, aunque no sea lo ideal. Esto podría ayudar a las personas a sentirse más cómodas con la idea de poder trabajar prácticamente desde cualquier lugar”.
Operaciones: trabajar en casa no es una opción
A medida que las oficinas comenzaron a convertirse en hogares, la mayoría de la fuerza laboral de generación, transmisión y distribución no tenía esa opción. “Son las botas sobre el terreno”, dice Rob Horton, director de operaciones. “La fuerza laboral se ha intensificado y están haciendo un trabajo fenomenal. Todos están trabajando bien juntos”.
Cuando aislarse no es una opción, el distanciamiento social puede ser un verdadero desafío. “Si está en la planta de energía o trabajando en un sistema de distribución de transmisión, no es físicamente posible practicar con seis pies de distancia en todo momento”, dice Horton. En esos casos, se enfatiza la higiene personal y alertar cuando alguien no se siente bien. Las instalaciones también se están limpiando a fondo con fácil acceso a desinfectante de manos y toallitas con lejía. “Entiendo los sacrificios que están haciendo y, en general, la gente realmente ha dado un paso al frente aquí”.
Para reducir el riesgo de infección, la Central Generadora Merom tiene una rotación fija del mismo personal que trabaja en turnos de 12 horas durante 14 días consecutivos. Mientras que la primera rotación de 14 días tenía más personas, la segunda hizo la transición a 12 personas en el turno de día y seis en el turno de noche. Después de 14 días, se establecen nuevas cuadrillas de turno diurno y nocturno, según el gerente de planta Karl Back, quien dice que el horario restringe en gran medida la interacción de la cuadrilla con el personal externo, porque cuando no están trabajando, están durmiendo.
“Tuvimos que tomar algunas medidas extremas para proteger a nuestros empleados”, dice Back. “Nuestra gente está respondiendo muy bien a una situación difícil, lo que no me sorprende con la cultura que tenemos en Hoosier Energy”.