Una de las prioridades estratégicas de Hoosier Energy es la mejora continua. Entre las iniciativas que se encuentran bajo ese paraguas se encuentra la Capacitación en Gestión de Proyectos para los empleados. Esa tarea fue asumida por el Vicepresidente de Operaciones Matt Mabrey y su equipo, incluida la Coordinadora del Programa de Mejora Continua Chrystal Hoffmeister.
Con la ayuda de Chad Harding, Misti Beiser y Warren Hopkins en instalaciones, Hannah Knutson en seguridad y capacitación, así como el apoyo tecnológico de Heather Hughet, Jacob Repollet, Zach Horstman y Lynn Hubbard, Mabrey completó 15 sesiones de capacitación que abarcaron 20 días con dos sesiones más de tres días restantes.
Además de las instrucciones de Mabrey sobre gestión de proyectos, Denise Drury presentó la financiación de RUS, mientras que Damon Crain y Tammy Magerlein presentaron los procedimientos de compra de Hoosier en cada sesión. Se identificó un total de 196 empleados de Hoosier Energy para recibir la capacitación y 166 la han completado hasta el momento.
Mabrey habló recientemente con GridLines sobre la capacitación en gestión de proyectos.
P: ¿Quién o qué era el objetivo de la formación en gestión de proyectos?
A: El objetivo fue capacitar a toda la gerencia de Hoosier Energy, incluyendo a los capataces generales de área y capataces de trabajo del área de transmisión. Esos son los empleados principales a los que nos dirigimos, pero la capacitación también se diseñó para presentar el concepto de gestión de proyectos a todos los empleados de Hoosier en función de una de nuestras iniciativas estratégicas.
Eso lo convierte en un alcance muy grande. Estamos avanzando hacia la gestión de proyectos en toda la empresa y trabajando para que todos los grupos hagan lo mismo, utilizando las mismas herramientas y procesos. Estamos progresando, pero aún nos queda camino por recorrer.
Comenzamos con una sesión de capacitación de cuatro horas para el personal senior, luego asignamos a todos los demás una capacitación de cuatro, ocho o 16 horas, según su puesto.
P: Algunos empleados están muy familiarizados con la gestión de proyectos, otros no. ¿Cómo manejaste eso?
A: Reconocí desde el principio que tendría un nivel de experiencia en gestión de proyectos diverso que iba desde un extremo en el que los empleados podrían decir: “He estado gestionando proyectos durante toda mi carrera y no necesito formación en gestión de proyectos. Sé qué hacer”, al otro extremo donde los empleados podrían decir: “Nunca voy a hacer gestión de proyectos, ¿por qué necesito la capacitación?”
Eso es lo que teníamos que equilibrar. Algunos tenían una gran experiencia, pero la última capacitación formal fue en 2012, hace 10 años, y algunas cosas han cambiado. Para ese grupo, es un entrenamiento de actualización.
Para el otro grupo, fue más orientación, introducción, estandarización. La gestión de proyectos es un marco y una forma de trabajar que se puede aplicar a muchos entornos empresariales. Una de mis primeras preguntas que hice al comienzo de cada sesión de capacitación fue: "¿Cuántos de ustedes han tenido diferentes trabajos en Hoosier?" A excepción de los nuevos empleados, casi todos levantaron la mano. Luego le dije al grupo: 'Es posible que encuentres un trabajo en el que puedas utilizar estas habilidades, aunque no creas que las necesitas en este momento'. La forma de Hoosier es tener varios trabajos a lo largo de una carrera y nunca se sabe.
En el proceso, fue un desafío instruir a un nivel que no pasara por alto a algunas personas y que no simplifique demasiado para las personas que lo hacen para ganarse la vida. Creo que encontramos un buen equilibrio.
P: Ha realizado algún tipo de formación en gestión de proyectos antes. ¿Cómo fue esto a la vez similar y diferente?
A: Antes de ser vicepresidente, fui gerente sénior de producción de energía. Tenía credenciales como gerente de proyecto profesional (PMP) y, a medida que ingresaban nuevos empleados a la organización, reconocimos que esos empleados necesitaban cierta base en la gestión de proyectos, por lo que me ofrecí como voluntario para brindar la capacitación. Al hacerlo, cubrí los principios universales de gestión de proyectos, así como los procesos específicos de Hoosier, al mismo tiempo que recibí unidades de desarrollo profesional para mi certificación.
Creé los materiales e hice dos sesiones de capacitación, una en 2019 en la sala de capacitación y otra en 2020 en la sala de juntas. Luego, cuando la Junta y los miembros adoptaron las nuevas prioridades estratégicas de Hoosier en marzo de 2022, se me asignó la capacitación en gestión de proyectos. De hecho, mejoré los materiales que tenía, haciéndolos mejores y más inclusivos.
También agregamos algunas pruebas de Kahoot para divertirnos y dividir las cosas. Después de haber estado en el lado receptor del entrenamiento durante décadas, es un desafío escuchar a alguien hablar durante ocho horas. Para combatir eso, tuvimos Kahoot, oradores invitados con Damon, Tammy y Denise, además de cuatro ejercicios que permitieron a las personas dividirse en grupos si así lo deseaban para familiarizarse con las herramientas y aplicar los principios a la realidad.
Este fue realmente un esfuerzo conjunto.
P: En general, ¿piensa que la capacitación tuvo éxito en hacer lo que se propuso hacer?
A: Creo que sí. Creo que la iniciativa cumplió con sus objetivos y, a juzgar por las encuestas posteriores a la capacitación y los comentarios que recibí, cumplió con los objetivos del programa. Para los empleados que han tenido la capacitación antes, fue un repaso y realmente atractivo. Para los empleados que nunca recibieron capacitación, ahora si escuchan sobre cronogramas de hitos, identificación y gestión de partes interesadas, riesgos o alcances del trabajo, tienen un marco básico para comprender lo que otros están haciendo en la empresa. Y tomamos todas las preguntas formuladas durante la capacitación y colocamos la pregunta con la respuesta en el archivo de One-Drive, al que todos pueden acceder y ver.
Una bonificación incidental de esto fue para la Oficina de Gestión de Proyectos. Se acaba de formar en julio de 2021, por lo que están trabajando para estandarizar los procesos en toda la empresa. Recibimos comentarios de que las personas no saben sobre esto, por lo que estamos ayudando a la PMO a comprender dónde están las brechas, qué falta, qué es lo más importante para las personas. Hay una convergencia entre nuestra iniciativa y la Oficina de Gestión de Proyectos que no esperábamos cuando comenzamos la capacitación en junio.