Las comunicaciones y las operaciones trabajan juntas para mantener a los miembros actualizados
LíneasEnergía Julio 2020
Cuando ocurre un apagón, los equipos de operaciones se enfocan en recuperar la energía de manera segura. Mientras hacen eso, los comunicadores cooperativos trabajan para mantener actualizados a los miembros-consumidores con información oportuna. Esto requiere una colaboración entre los equipos de comunicaciones y operaciones, una relación que Lara Sullivan de Henry County REMC ha estado construyendo durante varios años.
“Siendo un comunicador, quiero difundir esta información. Quiero explicarlo de la mejor manera que pueda y usar fotos y videos si puedo”, dice Sullivan, Gerente de Marketing y Servicios para Miembros, explicando que no estar en primera línea puede causar demoras en la comunicación.
Sullivan recibe ayuda del equipo de operaciones de su cooperativa, dirigido por Adam Warwas, quien ha cerrado la brecha entre ella y los equipos de línea durante los cortes de energía. “Tienen la intención de conectar la electricidad y no siempre se dan cuenta de la urgencia de dejar que nuestros miembros sepan lo que está pasando”, dice ella. “Tenemos que tener información en el momento más oportuno. Cuando publicamos en las redes sociales, necesitamos datos y queremos que sea correcto. Nuestros miembros anhelan la información”.
Sullivan no espera que los equipos dejen de hacer lo que están haciendo para comunicarse con ella, razón por la cual el trabajo de intermediación de Warwas y su equipo de supervisores de guardia es tan valioso. Las cuadrillas informan al supervisor de guardia sobre su progreso y él transmite la información a Sullivan, quien luego actualiza a los miembros.
Cuando no se encuentra en una situación de crisis, Sullivan establece una buena relación con los equipos de gestión, operaciones y administración mediante la coordinación de reuniones periódicas y visitando la sala de la tripulación para saludar y conocer los próximos proyectos.
“Estar en contacto me ha ayudado a saber cuándo están haciendo algo que puedo compartir”, dice ella. “Simplemente me mantengo presente para todos, para que piensen en mí cuando algo está pasando”.
Sullivan ha comenzado a recibir fotos de los equipos de línea con mensajes como "Solo para ti". En el pasado, podría haber guardado esas fotos en sus archivos para futuras necesidades de comunicación, pero ahora las comparte en el boletín interno para empleados.
Sullivan dice que un ejemplo de cómo los equipos de operaciones y comunicaciones trabajaron con un rendimiento óptimo fue durante un corte de energía el 8 de abril, unas semanas después de que estalló la pandemia de COVID-19. Los miembros ya estaban estresados por el nuevo coronavirus, y luego una gran tormenta azotó el área, arrasó árboles y postes y dejó a los miembros a oscuras durante horas.
“Durante ese evento, terminé publicando cada 20 o 30 minutos en lugar de mi informe normal cada hora”, recuerda Sullivan. “Estaba respondiendo preguntas de mensajes instantáneos más de lo que había hecho antes. Era constante”.
Sullivan dice que ella y el supervisor de guardia estaban en comunicación continua. Pudo proporcionar actualizaciones de progreso para ayudar a Sullivan a mantener informados a los miembros.
“Incluso si no supiéramos cuándo volvería la electricidad, podríamos decirles a los miembros que las cuadrillas se dirigían hacia allí”, dice ella. “Aunque este fue uno de los momentos más exigentes y estresantes para la información, fue uno de nuestros esfuerzos de comunicación más exitosos”.