Los formatos de las reuniones cambian durante la pandemia para mantener seguros a los empleados y miembros
EnergyLines Agosto 2020
La respuesta a la pandemia ha dado lugar a nuevas formas de hacer las cosas. Para las cooperativas, han cambiado la forma en que se reúnen, especialmente para las reuniones anuales que a menudo atraen a cientos de miembros.
Para muchos, el uso de la tecnología está ayudando en este momento de transición, ya que las cooperativas se enfocan en la seguridad de sus miembros.
El REMC del condado de Orange usó una aplicación que permitió a los miembros registrarse para su 83.ª reunión anual mediante un teléfono o una tableta. En total, se registraron más de 600 miembros, un récord para la cooperativa.
El día de la reunión, la cooperativa instaló una carpa en su estacionamiento para que los miembros-consumidores pasaran y recibieran información y un obsequio.
Más tarde en la noche, Rodney Hager, presidente de la Junta de REMC del Condado de Orange, dio la bienvenida a los miembros a la reunión virtualmente en Facebook Live. Los miembros de la junta y el personal clave se sentaron en la sala de juntas en la sede de las cooperativas.
“Esta no es la reunión anual que pensábamos que tendríamos este año, pero considerando las circunstancias, la cooperativa está feliz de que podamos realizar negocios oficiales mientras hacemos todo lo posible para mantener la reunión igual”. dijo Hager.
Hager señaló que esta fue probablemente la reunión más singular que ha llevado a cabo la cooperativa. Dijo que la transmisión en vivo de la reunión anual desde la sala de juntas, en lugar de estrechar la mano de los miembros en el gimnasio de Paoli, será recordada para siempre. “En este momento difícil, debemos avanzar juntos para el mañana”.
El gerente general y director ejecutivo de REMC del condado de Orange, Matt Deaton, se tomó un momento para reconocer el trabajo realizado por la junta durante la pandemia.
“Los miembros deben estar orgullosos de su junta directiva, por su liderazgo. Liderar a través del cambio transformacional es difícil y estos siete miembros de la cooperativa han hecho un excelente trabajo al guiarnos a través de los cambios”, dijo Deaton.
Deaton señaló que la cooperativa ha estado allí para sus miembros durante la pandemia y que los empleados de la cooperativa han enfrentado cada desafío que se les ha presentado.
Al igual que las reuniones en persona, los miembros-consumidores que se registraron electrónicamente o devolviendo su tarjeta de registro al REMC participaron en un sorteo de premios que tuvo lugar al final de la reunión virtual. Se contactó a los ganadores para hacer arreglos para recibir premios.
En sus comentarios finales, Deaton dijo: “Es un honor servir a esta cooperativa e informar a esta junta directiva, crear y ejecutar una visión es muy gratificante. Surgirán nuevos desafíos en el camino y, aunque no puedo garantizar los resultados exactos, puedo garantizar que será el mejor resultado para los miembros”.
Se dirigió a los miembros al sitio web de la cooperativa para revisar una copia del informe anual.
Adoptando un enfoque similar, los miembros de RushShelby Energy se dirigieron a la oficina de la cooperativa para emitir su voto y recibir un kit de eficiencia energética en su reunión anual de autoservicio. Alrededor del 17 por ciento de sus miembros optaron por votar electrónicamente o por correo. Todos los miembros votantes recibieron un crédito de factura $10.
Terry Jobe, presidente y director ejecutivo, inició la reunión anual número 84 de RushShelby Energy a través de una sesión de Facebook Live desde su oficina en la cooperativa. Dijo que extrañaba ver a todos en persona este año, pero “la salud y la seguridad de nuestros empleados, nuestros miembros y nuestra comunidad es lo más importante a medida que continuamos navegando por la pandemia en curso”. Dio un reconocimiento especial a los trabajadores de primera línea.
“Nuestras comunidades y nuestro país están experimentando desafíos sin precedentes, y me siento honrado por la dedicación y la perseverancia de quienes sirven en la primera línea”. RushShelby utiliza Survey & Ballots, una empresa de encuestas electorales que brinda a los miembros la oportunidad de emitir sus votos fuera del sitio. La cooperativa implementó este servicio hace varios años para permitir que todos los miembros votaran, incluso aquellos que no podían asistir a las reuniones en persona.
Los votos se recibieron electrónicamente y por correo. Los resultados de las elecciones se anunciaron seguidos de una sesión de "Chat con el CEO". Los miembros pudieron enviar preguntas a través del sitio web de RushShelby o durante la sesión de Facebook Live.
El uso de Facebook no es nuevo para algunas cooperativas, pero antes de la pandemia de coronavirus, Facebook era una fuente adicional de información que rápidamente se convirtió en una necesidad, ya que se convirtió en una de las formas más fáciles de llegar a los consumidores.
Los miembros pudieron ver el evento en vivo o regresar a la página de Facebook de las cooperativas y verlo cuando les convenía. Permitir la votación en línea y desde el automóvil aumentó la cantidad de miembros que pudieron participar.