Hoosier Energy passt seine Belegschaft an, um die Sicherheit der Mitarbeiter zu gewährleisten und die Dienstleistungen für Mitgliedsgenossenschaften aufrechtzuerhalten
EnergyLines Mai 2020
Hoosier Energy erstellte vor etwa 10 Jahren einen Pandemieplan, als die Weltgesundheitsorganisation, die Centers for Disease Control and Prevention und andere Gesundheitsorganisationen den Unternehmen empfahlen, sich auf einen Ausbruch der Grippe A vorzubereiten.
Dieser Plan sah vor, dass bis zu 35 Prozent der Belegschaft krank und arbeitsunfähig sein würden. Er sah außerdem eine gründliche Reinigung und Desinfektion aller Einrichtungen vor, sowie die Möglichkeit, vom Normalbetrieb auf Fernarbeit umzustellen und die Mitarbeiter zu staffeln, um ihren Kontakt mit der Öffentlichkeit und anderen Mitarbeitern zu begrenzen.
„Unsere Mission ist es, die Gesundheit unserer Mitarbeiter zu erhalten, damit wir unsere Mitglieder weiterhin betreuen können. Ich glaube, dass unser Plan es uns ermöglicht hat, Schritte zu unternehmen, um diese beiden sehr wichtigen Ziele zu erreichen“, sagt Chris Blunk, Vice President of Corporate Services.
Als sich Informationen über COVID-19 – das neuartige Coronavirus – verbreiteten, beschloss Blunk Anfang Februar, die Mitglieder der Schulungs- und Sicherheitsgruppe zu bitten, den bestehenden Pandemieplan mit Informationen der CDC über das Virus zu aktualisieren.
„Auch wenn wir einen Plan haben, müssen wir flexibel und agil bleiben. Wir müssen bereit sein, auf alles zu reagieren, was der Tag bringt“, sagt Blunk. „Unser Plan wurde ursprünglich vor einem Jahrzehnt geschrieben, aber dieses Virus ist neu und wir lernen jeden Tag mehr darüber.“
Blunk leitet das Einsatzteam mit Vertretern aus den Bereichen Betrieb, Kommunikation, Cybersicherheit und Netzwerkbetrieb, Technologiesupport, Personalwesen, IT-Anwendungen, Finanzen und Sicherheit.
Die Teilnehmerzahl schwankt, an den täglichen WebEx-Meetings nehmen im Allgemeinen Blunk, Rob Horton, Matt Mabrey, Will Kaufman, Ryan Henderson, Greg Seiter, Heather Hughet, Richie Field, Jenna Narey, Lance Davis Sr., Jon Bobbitt, Jon Jackson, Kyle Parker und Kevin Burch teil.
„Es ist absolut entscheidend, dass jeder Geschäftsbereich in dieser Gruppe vertreten ist“, sagt Blunk. „Dies sind die Kernbereiche, die wirklich engagiert und beteiligt sein müssen, damit wir weiterhin im Interesse unserer Mitglieder arbeiten und Hoosier Energy voranbringen können.“
Als Bundes- und Landesregierungen begannen, die Menschen dazu zu drängen, zu Hause zu bleiben und den Kontakt mit anderen so gering wie möglich zu halten, startete Hoosier Energy einen aggressiven Plan, um die Verwaltungsangestellten in die Heimarbeit zu zwingen.
Richie Field, Senior Manager für Cybersicherheit und Netzwerkbetrieb, und Jenna Narey, Teamleiterin für technische Supportdienste, und ihre Mitarbeiter arbeiteten zusammen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit nahtlos aus der Ferne fortsetzen konnten.
„Unser System war eigentlich immer darauf vorbereitet, denn wir haben eine VPN-Lösung (Virtual Private Network), die die Leute ziemlich regelmäßig nutzen“, sagt Field und fügt hinzu, dass sich vor der Umstellung von Büros auf Privathaushalte etwa 35 Benutzer pro Tag bei VPN anmeldeten. Diese Zahl ist auf 200 gestiegen. „Mit der Hardware und Lizenz, die wir haben, sind wir tatsächlich für 300 gleichzeitige Benutzer lizenziert.“
Da für Freitag, den 13. März, ein Test geplant war, verbrachten Nareys Mitarbeiter den Tag zuvor damit, mit den Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass sie über die richtige Ausrüstung sowie das Wissen und die Möglichkeit verfügten, sich über VPN anzumelden. Alle auftretenden Probleme wurden schnell behoben. „Wir stellten fest, dass Laptops für einen längeren Zeitraum nicht ausreichen würden, also erhielten wir Anfragen nach Monitoren, Tastaturen und Dockingstationen“, sagt Narey. „Wir hatten nur begrenzte Mengen dieser Artikel, also koordinierten wir die Abholung der Artikel, die wir auf Lager hatten, und erlaubten den Mitarbeitern, ihre Monitore und Dockingstationen von ihrem Büro nach Hause mitzunehmen.“
Ein weiteres Problem war die Begegnung begrenzter Internetzugang in ländlichen Gebieten. Narey fand eine Lösung: Sie kaufte ein universelles Hotspot-Gerät, das sie für Mitarbeiter mit eingeschränktem Internetzugang konfigurierte und direkt zu ihnen nach Hause lieferte.
„In Zukunft wäre es sinnvoll, Mitarbeiter mit Desktops, wenn möglich, auf Laptops umzustellen“, sagt sie. „Derzeit haben Desktop-Benutzer eine Übergangslösung: Sie können einen Leihlaptop verwenden und sich per Fernzugriff mit den vorhandenen Desktops vor Ort verbinden.“
Field fügt hinzu, dass sich die meisten Supporttickets, die seine Abteilung erhalten hat, hauptsächlich auf VPN- und WebEx-Probleme bezogen, was seiner Meinung nach nichts Ungewöhnliches sei.
„Innerhalb von zwei Tagen hat sich die Arbeitsweise von Wissensarbeitern im ganzen Land grundlegend geändert“, sagt Field. „Wir haben gelernt, dass es möglich ist, von zu Hause aus zu arbeiten, auch wenn das nicht ideal ist. Das könnte den Menschen dabei helfen, sich mit der Vorstellung anzufreunden, von praktisch überall aus arbeiten zu können.“
Betrieb: Homeoffice ist keine Option
Als die Büros in Privathaushalte umgezogen sind, hatte die Mehrheit der Mitarbeiter in den Bereichen Stromerzeugung, -übertragung und -verteilung diese Möglichkeit nicht mehr. „Sie sind die Leute vor Ort“, sagt Chief Operating Officer Rob Horton. „Die Belegschaft hat sich gesteigert und leistet phänomenale Arbeit. Alle arbeiten gut zusammen.“
Wenn Isolation keine Option ist, kann soziale Distanzierung eine echte Herausforderung sein. „Wenn Sie im Kraftwerk sind oder an einem Übertragungsverteilungssystem arbeiten, ist es physisch nicht möglich, immer einen Abstand von 2 Metern einzuhalten“, sagt Horton. In diesen Fällen wird die persönliche Hygiene und die Alarmierung, wenn sich jemand nicht wohl fühlt, betont. Die Einrichtungen werden außerdem gründlich gereinigt und bieten einfachen Zugang zu Handdesinfektionsmitteln und Bleichtüchern. „Ich verstehe die Opfer, die sie bringen, und insgesamt haben die Leute hier wirklich alles gegeben.“
Um das Infektionsrisiko zu verringern, arbeitet im Kraftwerk Merom ein fester Wechsel, bei dem dasselbe Personal an 14 aufeinanderfolgenden Tagen 12-Stunden-Schichten arbeitet. Während der erste 14-tägige Wechsel mehr Leute umfasste, wurden im zweiten Wechsel 12 Leute in der Tagschicht und sechs in der Nachtschicht eingesetzt. Nach 14 Tagen werden neue Tag- und Nachtschichtteams gebildet, so Werksleiter Karl Back. Er sagt, dass der Zeitplan die Interaktion der Mannschaft mit externem Personal stark einschränkt, da sie schlafen, wenn sie nicht arbeiten.
„Wir mussten extreme Maßnahmen ergreifen, um unsere Mitarbeiter zu schützen“, sagt Back. „Unsere Leute reagieren sehr gut auf eine schwierige Situation, was mich angesichts der Unternehmenskultur bei Hoosier Energy nicht überrascht.“