Eine der strategischen Prioritäten von Hoosier Energy ist die kontinuierliche Verbesserung. Zu den Initiativen, die in diesen Rahmen fallen, gehört die Projektmanagement-Schulung für Mitarbeiter. Diese Aufgabe wurde vom Vice President of Operations Matt Mabrey und seinem Team übernommen, darunter auch der Koordinatorin des Programms zur kontinuierlichen Verbesserung, Chrystal Hoffmeister.
Mit Hilfe von Chad Harding, Misti Beiser und Warren Hopkins (Einrichtungen), Hannah Knutson in Sachen Sicherheit und Training sowie technischer Unterstützung von Heather Hughet, Jacob Repollet, Zach Horstman und Lynn Hubbard absolvierte Mabrey 15 Trainingseinheiten über 20 Tage hinweg, wobei noch zwei Nachholeinheiten an drei verbleibenden Tagen anstanden.
Zusätzlich zu Mabreys Unterricht zum Projektmanagement hielt Denise Drury einen Vortrag über RUS-Finanzierung, während Damon Crain und Tammy Magerlein in jeder Sitzung die Einkaufsverfahren von Hoosier vorstellten. Insgesamt wurden 196 Mitarbeiter von Hoosier Energy für die Schulung ausgewählt, von denen 166 sie bisher abgeschlossen haben.
Mabrey hat kürzlich mit GridLines über Projektmanagement-Schulungen gesprochen.
F: Wer oder was war die Zielgruppe der Projektmanagement-Schulung?
A: Ziel war es, alle Führungskräfte von Hoosier Energy zu schulen, darunter die Gebietsleiter und die Vorarbeiter aus dem Übertragungsbereich. Diese Mitarbeiter waren unsere Hauptzielgruppe, aber die Schulung sollte auch allen Hoosier-Mitarbeitern das Konzept des Projektmanagements auf der Grundlage einer unserer strategischen Initiativen näherbringen.
Das ergibt einen sehr großen Spielraum. Wir bewegen uns in Richtung unternehmensweites Projektmanagement und arbeiten daran, dass alle Gruppen dasselbe tun und dieselben Tools und Prozesse verwenden. Wir machen Fortschritte, aber es liegt noch ein weiter Weg vor uns.
Wir begannen mit einer vierstündigen Schulung für leitende Mitarbeiter und teilten dann allen anderen – je nach Position – eine vier-, acht- oder 16-stündige Schulung zu.
F: Manche Mitarbeiter kennen sich mit Projektmanagement sehr gut aus, andere überhaupt nicht. Wie sind Sie damit umgegangen?
A: Mir wurde schon früh klar, dass ich über vielfältige Erfahrungen im Projektmanagement verfügen würde. Die Bandbreite reichte von einem Extrem, wo Mitarbeiter sagen könnten: „Ich habe mein ganzes Berufsleben lang Projekte gemanagt und brauche keine Schulung im Projektmanagement. Ich weiß, was zu tun ist“, bis hin zum anderen Extrem, wo Mitarbeiter sagen könnten: „Ich werde nie im Projektmanagement arbeiten, wozu brauche ich die Schulung?“
Das mussten wir ausbalancieren. Einige hatten zwar enorme Erfahrung, aber die letzte formelle Schulung war 2012, also vor 10 Jahren, und einige Dinge haben sich geändert. Für diese Gruppe handelt es sich um eine Auffrischungsschulung.
Für die andere Gruppe ging es eher um Orientierung, Einführung und Standardisierung. Projektmanagement ist ein Rahmen und eine Arbeitsweise, die in vielen Geschäftsumgebungen angewendet werden kann. Eine meiner ersten Fragen zu Beginn jeder Schulung war: „Wie viele von Ihnen haben bei Hoosier schon verschiedene Jobs gehabt?“ Außer den neuen Mitarbeitern hoben fast alle die Hand. Dann sagte ich zu der Gruppe: „Vielleicht finden Sie dann einen Job, in dem Sie diese Fähigkeiten einsetzen können, auch wenn Sie denken, dass Sie sie im Moment nicht brauchen.“ Bei Hoosier ist es so, dass man im Laufe seiner Karriere mehrere Jobs hat, und man weiß nie.
Dabei war es eine Herausforderung, auf einem Niveau zu unterrichten, das nicht über die Köpfe einiger Leute hinausging, es aber auch nicht zu sehr vereinfachte für die Leute, die das beruflich machen. Ich denke, wir haben eine gute Balance gefunden.
F: Sie haben bereits an einer Schulung zum Thema Projektmanagement teilgenommen. Inwiefern war dies ähnlich und zugleich anders?
A: Bevor ich Vizepräsident wurde, war ich Senior Manager der Stromproduktion. Ich hatte die Qualifikation eines professionellen Projektmanagers (PMP) und als neue Mitarbeiter in die Organisation kamen, erkannten wir, dass diese Mitarbeiter eine gewisse Grundlage im Projektmanagement benötigten, also meldete ich mich freiwillig, um die Schulung durchzuführen. Dabei behandelte ich allgemeine Projektmanagementprinzipien sowie Hoosier-spezifische Prozesse und erhielt gleichzeitig professionelle Weiterbildungseinheiten für meine Zertifizierung.
Ich habe die Materialien erstellt und zwei Schulungen abgehalten, eine 2019 im Schulungsraum und eine 2020 im Sitzungssaal. Als der Vorstand und die Mitglieder im März 2022 die neuen strategischen Prioritäten von Hoosier verabschiedeten, wurde mir die Projektmanagement-Schulung zugewiesen. Tatsächlich habe ich die Materialien, die ich hatte, nur verbessert und sie besser und umfassender gemacht.
Wir haben auch einige Kahoot-Quizzes hinzugefügt, um Spaß zu haben und Abwechslung zu bieten. Wenn man jahrzehntelang Schulungen erhält, ist es eine Herausforderung, jemandem acht Stunden lang zuzuhören. Um dem entgegenzuwirken, hatten wir Kahoot, Gastredner mit Damon, Tammy und Denise sowie vier Übungen, bei denen sich die Teilnehmer bei Bedarf in Gruppen aufteilen konnten, um sich mit den Tools vertraut zu machen und die Prinzipien in der Praxis anzuwenden.
Dies war wirklich eine Gemeinschaftsleistung.
F: Haben Sie insgesamt den Eindruck, dass die Schulung ihren Zweck erfüllt hat?
A: Ich denke schon. Ich glaube, die Initiative hat ihre Ziele erreicht, und den Umfragen und dem Feedback nach der Schulung zufolge, das ich erhalten habe, hat sie die Ziele des Programms erreicht. Für die Mitarbeiter, die die Schulung bereits absolviert haben, war sie eine Auffrischung und wirklich spannend. Die Mitarbeiter, die noch nie eine Schulung absolviert haben, haben jetzt, wenn sie von Meilensteinplänen, Stakeholder-Identifizierung und -Management, Risiken oder Arbeitsbereichen hören, einen grundlegenden Rahmen, um zu verstehen, was andere im Unternehmen tun. Und wir haben alle während der Schulung gestellten Fragen mit den Antworten in die One-Drive-Datei gestellt, auf die jeder zugreifen und die jeder sehen kann.
Ein Nebeneffekt davon war für das Project Management Office. Es wurde erst im Juli 2021 gegründet und arbeitet daran, die Prozesse im gesamten Unternehmen zu standardisieren. Wir haben das Feedback bekommen, dass die Leute nichts davon wissen, also helfen wir dem PMO zu verstehen, wo die Lücken sind, was fehlt und was den Leuten am wichtigsten ist. Es gibt eine Konvergenz zwischen unserer Initiative und dem Project Management Office, die wir nicht erwartet hatten, als wir im Juni mit der Schulung begannen.