Kommunikation und Betrieb arbeiten zusammen, um die Mitglieder auf dem Laufenden zu halten
EnergyLines Juli 2020
Bei einem Stromausfall konzentrieren sich die Betriebsteams darauf, die Stromversorgung sicher wiederherzustellen. Währenddessen sorgen die Kommunikatoren der Genossenschaft dafür, dass die Mitglieder und Verbraucher mit aktuellen Informationen auf dem Laufenden bleiben. Dies erfordert eine Zusammenarbeit zwischen den Kommunikations- und Betriebsteams – eine Beziehung, die Lara Sullivan vom Henry County REMC seit mehreren Jahren aufbaut.
„Als Kommunikator möchte ich diese Informationen an die Öffentlichkeit bringen. Ich möchte sie so gut wie möglich erklären und wenn möglich Fotos und Videomaterial verwenden“, sagt Sullivan, Manager für Marketing und Mitgliederservices, und erklärt, dass es zu Kommunikationsverzögerungen kommen kann, wenn man nicht an vorderster Front ist.
Sullivan erhält Hilfe vom Betriebsteam ihrer Genossenschaft, das von Adam Warwas geleitet wird, der bei Stromausfällen die Lücke zwischen ihr und den Leitungsteams überbrückt. „Sie sind darauf bedacht, den Strom wieder in Gang zu bringen, und erkennen nicht immer, wie dringend es ist, unsere Mitglieder darüber zu informieren, was los ist“, sagt sie. „Wir müssen Informationen so zeitnah wie möglich herausgeben. Wenn wir in sozialen Medien posten, brauchen wir Fakten, und wir wollen, dass sie korrekt sind. Unsere Mitglieder lechzen nach Informationen.“
Sullivan erwartet nicht, dass die Teams ihre Arbeit unterbrechen, um mit ihr zu kommunizieren. Deshalb ist die Vermittlungsarbeit von Warwas und seinem Team von Bereitschaftsleitern so wertvoll. Die Teams berichten dem Bereitschaftsleiter über ihre Fortschritte und dieser gibt die Informationen an Sullivan weiter, die die Mitglieder dann auf den neuesten Stand bringt.
Wenn er sich nicht in einer Krisensituation befindet, pflegt Sullivan ein gutes Verhältnis zum Management sowie zu den Betriebs- und Verwaltungsteams, indem er regelmäßige Meetings koordiniert und im Crewraum vorbeischaut, um Hallo zu sagen und sich nach anstehenden Projekten zu erkundigen.
„In Kontakt zu bleiben hat mir geholfen, zu wissen, wann sie etwas unternehmen, das ich mit ihnen teilen kann“, sagt sie. „Ich bin einfach für alle da, damit sie an mich denken, wenn etwas los ist.“
Sullivan hat angefangen, Fotos von Produktionsmitarbeitern mit Nachrichten wie „Nur für dich“ zu erhalten. Früher hat sie diese Fotos vielleicht in ihren Dateien für zukünftige Mitteilungen gespeichert, aber jetzt veröffentlicht sie sie im internen Mitarbeiter-Newsletter.
Ein Beispiel dafür, wie die Betriebs- und Kommunikationsteams optimale Leistung erbrachten, war laut Sullivan ein Stromausfall am 8. April, wenige Wochen nach Ausbruch der COVID-19-Pandemie. Die Mitglieder waren durch das neuartige Coronavirus bereits gestresst, und dann zog ein großer Sturm durch die Gegend, der Bäume und Masten umwarf und die Mitglieder stundenlang im Dunkeln sitzen ließ.
„Während dieser Veranstaltung postete ich etwa alle 20 bis 30 Minuten etwas, statt wie sonst jede Stunde“, erinnert sich Sullivan. „Ich beantwortete mehr Instant-Messaging-Fragen als je zuvor. Das war ständig so.“
Sullivan sagt, sie und der diensthabende Vorgesetzte hätten ständig miteinander kommuniziert. Er konnte Sullivan über den Fortschritt informieren, damit sie die Mitglieder auf dem Laufenden halten konnte.
„Auch wenn wir nicht wussten, wann der Strom wieder eingeschaltet werden würde, konnten wir den Mitgliedern mitteilen, dass die Mannschaften auf dem Weg dorthin waren“, sagt sie. „Obwohl es in dieser Zeit am schwierigsten und stressigsten war, Informationen zu erhalten, war es eine unserer erfolgreichsten Kommunikationsbemühungen.“