Virtuelle Jahresversammlungen erhalten Auftrieb durch professionelle Videoproduktionen
Sommer 2021
Wir sind live in fünf, vier, drei, zwei, eins …
Die Jahresversammlungen der Genossenschaften werden unter laufenden Kameras live auf Facebook übertragen, während diese daran arbeiten, die Sicherheitsprotokolle einzuhalten.
Um diese Veranstaltungen zu unterstützen, haben sich die Abteilungen für Kommunikation und Technologie-Support von Hoosier Energy zusammengeschlossen, um Audio bereitzustellen
und Video-Support für Mitglieder.
Virtuelle Meetings bestehen aus zwei unterschiedlichen Videomethoden. Segmente können vorab aufgezeichnet werden oder live stattfinden. Oft wird eine Mischung aus beidem verwendet. Unabhängig vom implementierten Prozess gibt es viele bewegliche Teile, die hinter den Kulissen stattfinden. Deshalb ist die Planung ein so wichtiger Teil der Durchführung einer großartigen Veranstaltung. Mit klarer Anleitung und Koordination zwischen allen Beteiligten erweisen sich virtuelle Veranstaltungen als effektiv.
Genossenschaften helfen Genossenschaften
Beim Whitewater Valley REMC leiteten Sandy Cason und Jennifer Scott die Koordination für das diesjährige virtuelle Treffen. Sie wollten Verbesserungen vornehmen und wandten sich an Hoosier Energy, um Hilfe zu erhalten.
Die Videoproduzenten Chris Johnson und Ben Turner zeigten Cason die verfügbaren Methoden und sie beschloss, beide zu verwenden.
Bei der Genossenschaftssitzung gab es Live-Segmente, in denen die Sekretärin/Schatzmeisterin Jodie Creek die Mitglieder über die Satzung der Sitzung informierte und feststellte, dass die Beschlussfähigkeit erreicht worden sei. Außerdem informierte die Anwältin der Genossenschaft, Amber Orozco, die Mitglieder über die Ergebnisse der Direktorenwahlen.
Bei einigen Genossenschaften erfüllen Teile ihrer Jahresversammlung, die live durchgeführt werden, die gesetzlichen Anforderungen für den Wahlprozess. Einige Genossenschaften haben ihre Satzung geändert, um der Möglichkeit Rechnung zu tragen, dass Versammlungen in einem virtuellen Rahmen stattfinden.
„Unser Vorstand hat vor einigen Jahren unsere Satzung aktualisiert, sodass unser Wahlprozess per Briefwahl stattfinden kann. Letztes Jahr wurde die persönliche Sitzung aufgrund von COVID abgesagt, und eine weitere Satzungsaktualisierung hat den Zeitrahmen verlängert, in dem wir die Sitzung abhalten mussten“, sagte Cason.
Das 17-minütige Meeting der Genossenschaft enthielt auch vorab aufgezeichnete Nachrichten von CEO Mary Jo Thomas und Vorstandsvorsitzendem Rod West.
„Wir konnten die aufgezeichneten Segmente so integrieren, dass das Meeting wie eine durchgehende Live-Übertragung abgespielt wurde“, sagte Johnson.
„Ich war erstaunt, wie alles zusammenpasste – es war nahtlos“, sagte Cason.
Während des Facebook Live-Events kommentierten Mitglieder, die auch Verbraucher sind, dass es ihnen Spaß macht. Cason saß an ihrem Computer und antwortete auf die Kommentare der Mitglieder, sobald sie gepostet wurden.
Verwendete Ausrüstung führt zu hochwertigen virtuellen Events
Zur Ausrüstung, die für Live-Events in Fernsehqualität benötigt wird, gehört mehr als nur ein Telefon und eine Internetverbindung. Hochauflösende Videokameras, Beleuchtung, ein Teleprompter und Mikrofone tragen allesamt zur Verbesserung des Erlebnisses bei.
Mit insgesamt 40 Jahren Erfahrung wissen Johnson und Turner, was es braucht, um Inhalte zu produzieren, die gut aussehen und klingen. Bei der Vorbereitung eines Shootings konzentrieren sie sich auf die richtige Beleuchtung und Kamerabelichtung. Sie haben eine Vielzahl von Mikrofonen in ihrem Arsenal, um klaren, rauschfreien Ton aufzunehmen, und sie rahmen Aufnahmen immer so ein, dass ihre Motive großartig aussehen. Turner reduzierte die Dinge auf ein Element, das über Erfolg oder Misserfolg eines Videos entscheiden kann.
„Wenn der Ton schlecht ist, ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass das Video nicht professionell produziert wurde. Und wenn der Ton so schlecht ist, kann das vom Inhalt des Videos selbst ablenken. Dabei können wir helfen“, sagte Turner.
Aufgrund ihrer Erfahrungen mit diesem virtuellen Setup blickt Whitewater Valley REMC in die Zukunft und zeigt, wie virtuelle Events Teil der kontinuierlichen Einbindung der Mitglieder sein können.
„Wir haben Mitglieder, die nicht drei oder vier Stunden an einem Abend unter der Woche opfern wollen, um an einem persönlichen Treffen teilzunehmen, bei dem sie für einen Direktor stimmen und vielleicht einen Preis gewinnen können. Wir wägen unsere Optionen ab, um einen guten Mittelweg zu finden, der unsere Mitglieder engagiert und informiert hält“, sagte Cason.