Änderungen der Besprechungsformate während der Pandemie, um die Sicherheit der Mitarbeiter und Mitglieder zu gewährleisten
EnergyLines August 2020
Die Reaktion auf die Pandemie hat zu neuen Vorgehensweisen geführt. Bei Genossenschaften hat sich die Art und Weise geändert, wie sie sich treffen – insbesondere bei Jahresversammlungen, zu denen oft Hunderte von Mitgliedern zusammenkommen.
Für viele ist der Einsatz von Technologie in dieser Zeit des Übergangs hilfreich, da Genossenschaften ihren Schwerpunkt auf die Sicherheit ihrer Mitglieder legen.
Orange County REMC nutzte eine App, mit der sich Mitglieder per Telefon oder Tablet für ihre 83. Jahresversammlung anmelden konnten. Insgesamt meldeten sich über 600 Mitglieder an – ein Rekord für die Genossenschaft.
Am Tag des Treffens baute die Genossenschaft auf ihrem Parkplatz ein Zelt auf, durch das die Mitgliedsverbraucher fahren konnten, um Informationen und ein Geschenk zu erhalten.
Später am Abend begrüßte Rodney Hager, Vorstandsvorsitzender des Orange County REMC, die Mitglieder virtuell über Facebook Live zur Sitzung. Vorstandsmitglieder und wichtige Mitarbeiter saßen im Sitzungssaal in der Genossenschaftszentrale.
„Dies ist nicht die Jahresversammlung, die wir in diesem Jahr erwartet hatten, aber unter den gegebenen Umständen ist die Genossenschaft froh, dass wir unsere offiziellen Geschäfte abwickeln und gleichzeitig alles tun können, um die Versammlung so zu gestalten, wie sie war“, sagte Hager.
Hager merkte an, dass dies wahrscheinlich das einzigartigste Treffen war, das die Genossenschaft je abgehalten hat. Er sagte, dass die Live-Übertragung des Jahrestreffens aus dem Sitzungssaal, anstatt den Mitgliedern im Fitnessstudio in Paoli die Hand zu schütteln, für immer in Erinnerung bleiben wird. „In dieser schwierigen Zeit müssen wir gemeinsam für morgen vorankommen.“
Matt Deaton, General Manager und CEO von Orange County REMC, nahm sich einen Moment Zeit, um die Arbeit zu würdigen, die der Vorstand während der Pandemie geleistet hat.
„Die Mitglieder sollten stolz auf ihren Vorstand und seine Führungsqualitäten sein. Führung durch transformative Veränderungen ist schwierig und diese sieben Genossenschaftsmitglieder haben hervorragende Arbeit geleistet, indem sie uns alle durch diese Veränderungen geführt haben“, sagte Deaton.
Deaton betonte, dass die Genossenschaft während der gesamten Pandemie für ihre Mitglieder da gewesen sei und dass die Genossenschaftsmitarbeiter jede Herausforderung gemeistert hätten, die sich ihnen stellte.
Ähnlich wie bei persönlichen Treffen nahmen Mitglieder, die sich elektronisch oder durch Rücksendung ihrer Registrierungskarte an das REMC registrierten, an einer Preisverlosung teil, die am Ende des virtuellen Treffens stattfand. Die Gewinner wurden kontaktiert, um die Übergabe der Preise zu vereinbaren.
In seinen Schlussworten sagte Deaton: „Es ist eine Ehre, dieser Genossenschaft zu dienen und diesem Vorstand Bericht zu erstatten. Eine Vision zu entwickeln und umzusetzen ist sehr lohnend. Auf dem Weg werden neue Herausforderungen auf uns zukommen, und obwohl ich die genauen Ergebnisse nicht garantieren kann, kann ich garantieren, dass es ein Ergebnis sein wird, das für die Mitglieder am besten ist.“
Die Mitglieder wurden auf die Website der Genossenschaft weitergeleitet, wo sie eine Kopie des Jahresberichts einsehen konnten.
Einen ähnlichen Ansatz verfolgten die Mitglieder von RushShelby Energy, die bei ihrer Drive-in-Jahresversammlung zum Büro der Genossenschaft fuhren, um ihre Stimme abzugeben und ein Energiesparpaket zu erhalten. Etwa 17 Prozent ihrer Mitglieder entschieden sich dafür, elektronisch oder per Post abzustimmen. Alle stimmberechtigten Mitglieder erhielten eine Rechnungsgutschrift von $10.
Terry Jobe, Präsident und CEO, eröffnete die 84. Jahresversammlung von RushShelby Energy per Facebook Live-Session aus seinem Büro in der Genossenschaft. Er sagte, er vermisse es, dieses Jahr alle persönlich zu sehen, aber „die Gesundheit und Sicherheit unserer Mitarbeiter, unserer Mitglieder und unserer Gemeinschaft ist am wichtigsten, während wir uns weiterhin durch die anhaltende Pandemie navigieren.“ Er sprach den Mitarbeitern an vorderster Front besondere Anerkennung aus.
„Unsere Gemeinden und unser Land stehen vor beispiellosen Herausforderungen und ich bin beeindruckt von der Hingabe und Ausdauer derer, die an vorderster Front Dienst tun.“ RushShelby nutzt Survey & Ballots, ein Wahlumfrageunternehmen, das seinen Mitgliedern die Möglichkeit bietet, ihre Stimme auch außerhalb des Wahllokals abzugeben. Die Genossenschaft hat diesen Service vor mehreren Jahren eingeführt, damit alle Mitglieder wählen können, auch diejenigen, die nicht an den persönlichen Treffen teilnehmen konnten.
Die Stimmen wurden elektronisch und per Post entgegengenommen. Die Wahlergebnisse wurden bekannt gegeben, gefolgt von einer „Chat with the CEO“-Sitzung. Mitglieder konnten Fragen über die RushShelby-Website oder während der Facebook Live-Sitzung senden.
Für manche Genossenschaften ist die Nutzung von Facebook nichts Neues, doch vor der Coronavirus-Pandemie war Facebook eine zusätzliche Informationsquelle, die schnell zu einer Notwendigkeit wurde, da es eine der einfachsten Möglichkeiten darstellte, Verbraucher zu erreichen.
Die Mitglieder konnten die Veranstaltung live verfolgen oder auf die Facebook-Seite der Genossenschaft zurückkehren und sie sich dann ansehen, wann es ihnen passt. Durch die Möglichkeit zur Online- und Drive-Through-Abstimmung konnte die Zahl der teilnehmenden Mitglieder erhöht werden.